Polityka prywantości

Polityka ta ma charakterinformacyjny i jest spełnieniem obowiązków informacyjnych nałożonych naadministratora danych przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związkuz przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takichdanych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o OchronieDanych) (dalej jako „RODO”).

‍

Wymienione poniżej terminy na potrzeby niniejszej Polityki definiuje się jako:

1. Aplikacja Proplanum – zaawansowane rozwiązanie programistyczne udostępniane przez Usługodawcę, służące do integracji i optymalizacji procesów zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie. Aplikacja zawiera zintegrowane moduły funkcjonalne, obejmujące: system zarządzania i koordynacji grafikami pracy pracowników, mechanizm rejestracji i dokumentacji czasu pracy, w tym wykorzystanie technologii mobilnej, moduł przetwarzania elektronicznych wniosków urlopowych, narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami, wewnętrzną platformę komunikacyjną dla pracowników, oraz system do projektowania i realizacji ankiet pracowniczych. Każda z wymienionych funkcjonalności jest integralną częścią Aplikacji Proplanum i podlega postanowieniom niniejszego Regulaminu;
2. Polityka Prywatności – niniejsza polityka regulująca zasady ochrony danych osobowych i prywatności Użytkowników, stanowiąca uzupełnienie regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną w związku z korzystaniem z Aplikacji Proplanum;
3. Regulamin – regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w związku z korzystaniem z Aplikacji Proplanum;
4. Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną między Usługodawcą a Usługobiorcą, w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej, obejmująca zarówno Usługi bezpłatne, jak i płatne;
5. Usługodawca – Proplanum Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Siedlcach przy ul. Sokołowskiej 34, 08-110 Siedlce, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001078697, NIP 8212688991, REGON 52734453300000;
6. Użytkownik – Usługobiorca oraz każda osoba, której Usługobiorca umożliwił dostęp do Aplikacji Proplanum w indywidualnie określonym zakresie;
7. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz swobodnym przepływem takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych);
8. Serwis Proplanum – platforma internetowa dostępna pod adresem URL https://app.proplanum.com/,umożliwiająca dostęp do Aplikacji Proplanum;
9. Usługi – usługi świadczone drogą elektroniczną przez Usługodawcę na rzecz Użytkowników na podstawie Regulaminu;
10. Usługobiorca – przedsiębiorca korzystający z Usług Usługodawcy, w tym z Aplikacji Proplanum i Serwisu Proplanum, a także powierzający Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych zatrudnionych przez siebie osób, w celach bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą;
11. Strona Internetowa - witryna Usługodawcy dostępną pod adresem URL: https://proplanum.com.

1. Usługodawca jest Administratorem danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych w celach zapewnienia poprawnego działania Aplikacji Proplanum i Serwisu Proplanum oraz wszelkich usług z nimi związanych tj. danych takich jak: imię, nazwisko, nazwa firmy, branża firmy, adres firmy, adres e-mail firmy, NIP firmy, ilość pracowników, numer telefonu, adres IP komputera, geolokalizacji (opcjonalne), dane dotyczące korzystania z usług elektronicznych, subskrypcji informacji handlowych, tworzenia kopii zapasowych oraz inne dane gromadzone przy użyciu technologii cookies, a także inne dane przekazane dobrowolnie przez Użytkowników.
2. Dane, o których mowa w ust. 1 powyżej są pozyskiwane bezpośrednio od użytkowników podczas korzystania z Aplikacji Proplanum i Serwisu Proplanum, przeglądania Strony Internetowej, kontaktowania się za pośrednictwem e-maila, telefonu, formularza kontaktowego oraz innych metod interakcji z Użytkownikiem.
3. Usługodawca jest Podmiotem Przetwarzającym w rozumieniu art. 28 RODO dla wszystkich danych osobowych Użytkowników, których przetwarzanie zostało mu powierzone przez Usługobiorców na mocy umów powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartych między Usługodawcą a Usługobiorcą, w szczególności dotyczy to danych osobowych przetwarzanych przez Usługobiorcę w celach związanych z zatrudnieniem u Usługobiorcy takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, numer NIP.
4. Usługodawca przetwarza dane osobowe Użytkowników Aplikacji Proplanum w celach określonych w Polityce Prywatności, pod warunkiem uzyskania odpowiedniej zgody od Użytkowników lub pod warunkiem powierzenia przetwarzania tych danych przez Usługobiorcę będącego ich administratorem.
5. Dane osobowe są przetwarzane również w przypadku osób odwiedzających Stronę Internetową i Serwis Proplanum; osób korzystających z mobilnej wersji Aplikacji Proplanum; Usługobiorców, którzy założyli konto użytkownika; osób kontaktujących się z Usługodawcą za pośrednictwem poczty e-mail, telefonu, formularza kontaktowego na Stronie Internetowej lub innych kanałów komunikacji na podstawie zgody tych osób.
6. Usługodawca dba o ochronę danych osobowych, stosując odpowiednie rozwiązania technologiczne i organizacyjne, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
7. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych Użytkownicy oraz inne osoby, których dane są przetwarzane mogą kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych (IOD), korzystając z adresu e-mail: kamila.krasuska@proplanum.com.
8. Usługodawca zastrzega sobie prawo do modyfikacji niniejszej sekcji w razie zmian w przepisach prawa, polityce firmy, zakresie świadczonych usług lub w technologii przetwarzania danych. O wszelkich zmianach użytkownicy będąinformowani w odpowiedni sposób.

1. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
   
   • zapewnienie funkcjonalności Aplikacji Proplanum oraz wszystkich jej modułów i części składowych, Serwisu Proplanum oraz Strony Internetowej, w tym zarządzanie kontem Użytkownika;
   • realizacja umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, w tym dostarczanie aktualizacji i wsparcia technicznego;
   • komunikacja z Użytkownikami, udzielanie odpowiedzi na zapytania, prowadzenie korespondencji;
   • prowadzenie działań marketingowych, w tym promocji produktów i usług, profilowania oraz działań analitycznych i statystycznych;
   • wystawianie dokumentów księgowych, wypełnianie obowiązków podatkowych i rachunkowych;
   • badanie ruchu na Stronie Internetowej i w Aplikacji Proplanum, w tym analiza danych nieosobowych dotyczących sposobu korzystania ze strony.
2. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie :
   
   • zgody osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w przypadku danych takich jak: dane logowania Użytkownika, adres IP Użytkownika, dane osprzęcie Użytkownika, dane geolokalizacyjne, dane dotyczące korzystania z usług elektronicznych, subskrypcji informacji handlowych, tworzenia kopii zapasowych oraz inne dane gromadzone przy użyciu technologii cookies, a także inne dane przekazane dobrowolnie przez Użytkowników;
   • umowy powierzenia przetwarzania wiążącej Usługodawcę i Usługobiorcę w przypadku wszystkich danych osobowych, których przetwarzanie Usługobiorca jako Administrator tych danych powierza Usługodawcy, w tym w szczególności danych takich jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, numer NIP.
   • realizacja przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
   • uzasadniony interes Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w postaci prowadzenia marketingu w formie bezpośredniej oraz dochodzenie ewentualnych roszczeń lub ochrona przed roszczeniami.
3. Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych odbywa się wyłącznie w oparciu o wyraźną zgodę osoby, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2pkt a RODO).

‍

1. Dane osobowe są przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, w szczególności :
   
   • do czasu przedawnienia roszczeń związanych z korzystaniem z konta lub świadczeniem usług;
   • przez okres trwania obowiązku przechowywania dokumentów księgowych zgodnie z przepisami prawa;
   • do czasu wycofania zgody przez Użytkownika lub do czasu utraty przydatności danych w przypadku działań marketingowych;
   • do zakończenia korespondencji lub wyrażenia sprzeciwu przez Użytkownika w przypadku komunikacji.

1. Użytkownicy mają prawo do :
   
   • dostępu do swoich danych oraz ich sprostowania, jeśli są nieprawidłowe;
   • żądania usunięcia, danych osobowych po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, oraz ograniczenia ich przetwarzania;
   • prawo do przenoszenia danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego;
   • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, w tym profilowania, zwłaszcza w celach marketingowych;
   • prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, co nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
   • prawo do żądania czasowego lub stałego wstrzymania przetwarzania danych lub ich usunięcia, w szczególności, gdy dane są niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe, zebrane z naruszeniem prawa, lub zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane;
   • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2; 00-193 Warszawa) oraz prawo do skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.
2. Wszelkie żądania dotyczące praw Użytkownika należy zgłaszać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres info@proplanum.com lub w formie pisemnej na adres Proplanum sp. z o.o. Sokołowska 34, 08-110 Siedlce. Usługodawca zobowiązuje się do niezwłocznego rozpatrzenia i odpowiedzi na takie zgłoszenia.
3. W zakresie, w którym Usługobiorca jest administratorem danych Użytkowników, ponosi on odpowiedzialność za wykonywanie praw Użytkowników. Usługodawca zobowiązuje się do informowania Usługobiorcy o wszelkich zgłoszeniach od Użytkowników związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych.
4. W przypadku wprowadzenia zmian w sposobie lub celach przetwarzania danych osobowych, Usługodawca zobowiązuje się do poinformowania użytkowników o tych zmianach oraz w razie potrzeby, do uzyskania ponownej zgody.
5. Podanie Usługodawcy działającemu jako Administrator danych osobowych przez Użytkowników jest dobrowolne, jednak niepodanie niezbędnych danych może uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji Aplikacji Proplanum lub Strony Internetowej.

1. Dane osobowe Użytkowników Aplikacji ProPalnum mogą być udostępniane wyłącznie następującym kategoriom odbiorców :
   
   • firmom odpowiedzialnym za hosting, utrzymanie i wsparcie techniczne Serwisu Proplanum, w tym zarządzanie infrastrukturą IT oraz systemami CRM;
   • doradcom prawnym, konsultantom biznesowym i innym specjalistom w zakresie niezbędnym do świadczenia ich usług;
   • firmom obsługującym transakcje płatnicze związane z usługami świadczonymi w Aplikacji Proplanum;
   • organom państwowym na ich żądanie, w granicach określonych przez przepisy prawa;
   • firmie księgowej i innym podmiotom zajmującym się obsługą księgową i kadrowo-płacową Usługodawcy.
2. W przypadku kontaktu Użytkowników z Usługodawcą za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub innych form komunikacji, dane mogą być przekazywane firmom wspierającym zarządzanie komunikacją elektroniczną, w tym pocztą elektroniczną oraz systemami używanymi do obsługi Strony Internetowej i Aplikacji Proplanum w celu zapewnienia sprawnego przesyłania korespondencji i komunikacji.
3. Dane osobowe Użytkowników nie będą przekazywane do państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, zapewniając tym samym ich ochronę zgodnie z przepisami RODO.

1. Usługobiorca jako administrator danych osobowych osób przez siebie zatrudnionych, zobowiązany jest powierzać Usługodawcy przetwarzanie wyłącznie takich danych osobowych Użytkowników Aplikacji Proplanum, które gromadzone i przetwarzane są w celach i zakresie związanych z zatrudnieniem (na podstawie umowy o pracę oraz innych umów cywilnoprawnych) oraz zarządzaniem sprawami kadrowymi. Przetwarzanie to powinno być ograniczone do zakresu i czasu niezbędnego dla realizacji obowiązków wynikających z Kodeksu pracy oraz innych aktów prawnych regulujących zawieranie umów cywilnoprawnych.
2. Usługobiorca zobowiązany jest do przetwarzania i powierzania Usługodawcy wyłącznie tych danych osobowych, do których przetwarzania posiada pełne uprawnienia, i które nie naruszają praw osób trzecich. Powinien również zapewnić, że przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionej podstawy, zgodnie z Regulaminem Aplikacji oraz obowiązującą Polityką Prywatności.
3. Usługobiorca powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych przekazanych w ramach konta, w szczególności danych Użytkowników, na czas trwania Umowy, chyba że inne przepisy prawa wymagają dalszego przetwarzania.
4. Celem powierzenia przetwarzania danych jest umożliwienie Usługodawcy prawidłowego świadczenia usług związanych z rejestrowaniem i zarządzaniem czasem pracy osób zatrudnionych przez Usługobiorcę, jak również wykonania prawi zobowiązań użytkowników określonych w Regulaminie.
5. Usługodawca, za zgodą Usługobiorcy, może dokonać dalszego powierzenia danych osobowych do przechowywania u podmiotów zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych zgodnie z wymogami RODO.
6. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę w imieniu Usługobiorcy zostały ustalone w odrębnej umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych, zawartej pomiędzy tymi podmiotami.

1. Usługodawca jako Administrator Danych Osobowych zapewnia pełną ochronę i bezpieczne przetwarzanie danych osobowych Użytkowników oraz zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich wymogów RODO, w szczególności zaś zobowiązuje się do :
   
   • uwzględniania ochrony danych osobowych w fazie projektowania oraz domyślnej ochrony danych, o czym mowa w art. 25 RODO;
   • prowadzenia rejestru czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust.1 RODO;
   • wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby zapewnić odpowiedni stopień bezpieczeństwa danych osobowych, o czym mowa w art.32 RODO;
   • zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu zgodnie z postanowieniami art. 33 RODO;
   • zawiadamianie Użytkowników o naruszeniu ochrony ich danych osobowych zgodnie z postanowieniami art. 34 RODO;
   • przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych osobowych, o której mowa w art. 35 RODO w wypadkach, gdy jest to konieczne;
   • wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych Osobowych, o którym mowa w art. 37– 39 RODO.
2. Usługodawca jako podmiot przetwarzający dane osobowe w wyniku powierzenia przetwarzania przez Usługobiorcę zapewnia pełną ochronę i bezpieczne przetwarzanie danych osobowych Użytkowników oraz zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich wymogów RODO, w tym:
   
   • zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych i praw Użytkowników;
     
   • prowadzenia rejestru kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa wart. 30  ust. 2 RODO;
   • zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych administratorowi zgodnie z postanowieniami art. 33 RODO;
   • wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych Osobowych, o którym mowa w art. 37– 39 RODO.
3.  Dane osobowe są przechowywane na serwerach zabezpieczonych przed dostępem zdalnym oraz fizycznym, zgodnie z najnowszymi standardami ochrony. Wszelkie środki techniczne i organizacyjne zostały zastosowane, aby zagwarantować ochronę danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
4. Tylko osoby upoważnione przez Usługodawcę, posiadające odpowiednie oświadczenia o zachowaniu poufności, mają dostęp do danych osobowych Użytkowników. Dostęp ten jest ograniczony i monitorowany, aby zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa.

1. Usługodawca wykorzystuje pliki cookies i inne podobne technologie (np.pixel tags czy google analytics) w celu optymalizacji działania Aplikacji Proplanum oraz Strony Internetowej. Pliki te służą do przechowywania informacji na urządzeniach końcowych Użytkowników, takich jak adres serwisu, daty umieszczenia i ważności, unikalny numer oraz inne dane zgodne z ich przeznaczeniem.
2. W ramach Aplikacji Proplanum stosowane są:
   
   • pliki cookies sesyjne, które są tymczasowe i pozostają w urządzeniu Użytkownika do czasu wylogowania lub zamknięcia przeglądarki;
   • pliki cookies stałe, przechowywane przez okres określony w ich parametrach lub do momentu usunięcia przez Użytkownika.
3. Pliki cookies są wykorzystywane do celów, takich jak gromadzenie danych statystycznych, analiza ruchu na stronie, dostosowywanie treści do preferencji Użytkownika, utrzymanie sesji Użytkownika oraz cele marketingowe.
4. Użytkownik ma możliwość zarządzania zgodą na wykorzystywanie plików cookies poprzez ustawienia przeglądarki internetowej. Zmiana ustawień może być dokonana w każdym momencie, zgodnie z instrukcją producenta danej przeglądarki.
5. Niewłączenie lub wyłączenie plików cookies może wpłynąć na dostępność niektórych funkcji Aplikacji Proplanum. Jednakże, odmowa użycia cookies nie uniemożliwia korzystania z Serwisu Proplanum, z zastrzeżeniem funkcji wymagających logowania.
6. Usługodawca stosuje również technologie śledzące aktywność Użytkowników dla celów statystycznych, analitycznych oraz marketingowych. Dane te są anonimowe i nie zawierają informacji osobowych użytkowników.
7. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w polityce cookies, o czym Użytkownicy zostaną poinformowani poprzez aktualizacje na Stronie Internetowej.