Giao tiếp nội bộ trong công ty: nó là gì và ai là người tạo ra nó?
Giao tiếp hiệu quả trong công ty là chìa khóa để nhân viên hài lòng và tổ chức hoạt động suôn sẻ. Thông báo về các lần giao trái cây đến văn phòng là một ví dụ tuyệt vời. Nên tạo ra một thông điệp rõ ràng, giải thích cho nhân viên biết tần suất và địa điểm có trái cây, cũng như cách họ có thể sử dụng. Có thể thực hiện điều này bằng cách gửi email với lịch trình giao hàng và quy tắc sử dụng, cũng như đặt các áp phích thông tin tại các điểm có trái cây. Các hành động này không chỉ giúp nhân viên sử dụng quyền lợi mới mà còn cho thấy công ty quan tâm đến sức khỏe và phúc lợi của họ.
Tất cả nhân viên đều chịu trách nhiệm về giao tiếp nội bộ, mặc dù ở mức độ khác nhau. Nhờ vào đó, nhân viên ở mọi cấp độ được thông báo về các kế hoạch và sự kiện hiện tại. Thêm vào đó, các phòng ban khác cũng tham gia vào việc này, như phòng marketing hoặc phòng PR (quan hệ công chúng).
Mục tiêu của giao tiếp nội bộ
Với một chiến lược rõ ràng, nhân viên sẽ được thông báo tốt hơn về mục tiêu của công ty, điều này giúp tăng sự tham gia và năng suất của họ. Lựa chọn công cụ giao tiếp phù hợp giúp xây dựng thông điệp nhất quán và văn hóa tổ chức. Để hoạt động hiệu quả, cần có một chiến lược đúng đắn, dựa trên các mục tiêu đã xác định trước:
- giảm tỷ lệ rời bỏ công ty bằng cách tăng mức độ hài lòng trong công việc;
- tăng cường sự tham gia của nhân viên;
- tăng tốc quá trình ra quyết định;
- giảm thiểu các cuộc họp không cần thiết;
- tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng;
Hãy nhớ rằng, một đội ngũ được thông báo tốt là một đội ngũ có thể hợp tác hiệu quả và đạt được các mục tiêu đã đề ra nhanh chóng hơn.
Lợi ích của giao tiếp nội bộ hiệu quả
Chúng ta thường tập trung vào giao tiếp bên ngoài, quên đi tính nội bộ của nó. Tại sao nên tập trung vào nó? Dưới đây là danh sách các lợi ích quan trọng từ giao tiếp nội bộ hiệu quả trong công ty:
Tăng cường sự tham gia của nhân viên
Hiểu rõ chiến lược của công ty nhờ giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp tăng cường sự tham gia của nhân viên trong việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Thêm vào đó, thông tin phản hồi và sự đánh giá của nhân viên giúp họ hợp tác hiệu quả hơn và đóng góp vào sự phát triển của công ty.
Quản lý tốt hơn
Giao tiếp mở và hiệu quả tại nơi làm việc giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề và thách thức, trao đổi kiến thức và ý tưởng, điều này có thể giúp xây dựng mối quan hệ nghề nghiệp vững chắc. Hệ quả của những hành động này là thực hiện mục tiêu hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu với độ chính xác cao hơn trong thời gian đã định.
Áp dụng công nghệ mới
Các giải pháp công nghệ và công cụ giao tiếp có thể cung cấp thông tin về sản phẩm và dịch vụ mới hoặc thay đổi trong ngành. Điều này giúp nhân viên phát triển kỹ năng và thích nghi với các xu hướng mới nhất.
Sẵn sàng và cởi mở với thay đổi
Khi nhân viên cảm thấy được lắng nghe, họ sẽ dễ dàng bày tỏ ý kiến về một vấn đề, điều này có thể giúp hiểu rõ hơn về quan điểm và nhu cầu của nhân viên, giúp đưa ra quyết định sáng suốt hơn và thực hiện các thay đổi (hoặc cần thiết) tốt hơn.
Giảm thiểu xung đột
Trao đổi thông tin hiệu quả giữa nhân viên và thậm chí giữa các phòng ban trong công ty giúp tránh xung đột không cần thiết và hiểu lầm tiềm ẩn, giúp tổ chức kế hoạch hành động dễ dàng hơn.
Tăng vị thế trên thị trường lao động
Các công ty có hệ thống trao đổi thông tin hiệu quả trong cơ cấu tổ chức của họ sẽ được đánh giá cao hơn bởi các đối tác tiềm năng. Thêm vào đó, quản lý thông tin đúng cách và minh bạch có thể là yếu tố giữ chân nhân tài và nhân viên có kinh nghiệm.
Cách cải thiện giao tiếp nội bộ trong công ty
giao tiếp nội bộ trong công ty
làm thế nào để cải thiện?
Bạn muốn giao tiếp trong công ty của mình đạt mức cao? Hay bạn muốn tăng cường sự tham gia của nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc tốt? Tối ưu hóa giao tiếp và sử dụng danh sách gợi ý của chúng tôi:
- triển khai hệ thống giao tiếp điện tử;
- đầu tư vào các khóa học và đào tạo;
- đo lường các hoạt động đã thực hiện;
- thực hiện kiểm toán giao tiếp nội bộ;
- hỏi và trò chuyện;
1. Công cụ và kỹ thuật giao tiếp nội bộ
Các giải pháp công nghệ hiện đại có thể cải thiện giao tiếp nội bộ đáng kể, cho phép chia sẻ kiến thức nhanh chóng và hợp tác mà không cần quan tâm đến khoảng cách. Thực hành tốt bao gồm các nền tảng quản lý dự án đa dạng, email tiêu chuẩn hoặc các công cụ trò chuyện.
Tổ chức giao tiếp trong công ty trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn nhờ các công cụ dùng để truyền đạt thông tin. Tùy thuộc vào nhu cầu cá nhân và đặc thù của công ty, chúng sử dụng các kênh khác nhau:
- intranet;
- thư điện tử;
- trò chuyện công ty (thường sử dụng các công cụ trò chuyện trực tuyến phổ biến);
- bảng thông báo (cũng dưới dạng điện tử);
- các cuộc họp nhóm chung;
- các cuộc gặp gỡ không chính thức với ban lãnh đạo;
- thông báo trên màn hình và trình bảo vệ màn hình;
- nội dung trên các mạng xã hội phổ biến;
- ứng dụng và công cụ trò chuyện chuyên dụng;
Sự đa dạng của các công cụ mang lại sự lựa chọn và khả năng thử nghiệm từng công cụ, để chọn công cụ hoạt động tốt nhất cho công ty.
2. Đào tạo và khóa học
Một ý tưởng hay là đầu tư vào phát triển kỹ năng giao tiếp cá nhân của nhân viên, giúp xây dựng văn hóa tổ chức mạnh mẽ. Đào tạo về giao tiếp cá nhân có thể tăng hiệu quả của đội ngũ thông qua việc học các kỹ thuật giao tiếp quyết đoán, lắng nghe tích cực hoặc giải quyết xung đột. Nhờ đào tạo, nhân viên sẽ nhanh chóng nhận thức được mục tiêu và tầm quan trọng của giao tiếp nội bộ.
Ngoài ra, bạn có thể tham gia các sự kiện công cộng như các cuộc phỏng vấn hoặc bài giảng, là lựa chọn thay thế cho các phương pháp truyền thống. Hơn nữa, các sự kiện này thường mở và miễn phí cho tất cả những ai quan tâm, và bạn có thể dễ dàng tìm thấy thông tin chi tiết trên các diễn đàn trực tuyến và mạng xã hội.
3. Làm thế nào để đo lường hiệu quả và chất lượng giao tiếp nội bộ?
Cả việc xác định và theo dõi các chỉ số hiệu quả phù hợp đều có thể cải thiện đáng kể chất lượng thông tin và sự tham gia của nhân viên - quá trình này không thể để ngẫu nhiên. Trong các phương pháp và công cụ để đánh giá chính xác hoạt động của công ty, chúng ta có thể nhận diện:
- phản hồi của nhân viên và khảo sát - cách dễ nhất để nhận ý kiến trực tiếp hoặc nhận xét về hoạt động của công ty. Các câu hỏi có thể liên quan đến việc truyền đạt thông tin cũng như sự tham gia và mức độ tham gia của nhân viên trong quá trình giao tiếp;
- phân tích dữ liệu - phân tích các báo cáo về email đã gửi, số lượng cuộc họp hoặc tương tác và thời gian phản hồi đối với các thông điệp quan trọng, chúng ta nhận được dữ liệu giúp đo lường hoạt động giao tiếp trong tổ chức, đồng thời có thể kiểm tra xem công cụ đã chọn có thực hiện tốt nhiệm vụ của mình hay không;
- nghiên cứu nội dung của các công cụ trò chuyện - phân tích nội dung của chúng giúp đo lường và tiết lộ mức độ hiểu và chấp nhận các thông tin được truyền đạt;
- so sánh với các công ty trong ngành - nên so sánh kết quả của tổ chức với đối thủ và có điểm tham chiếu về tình hình thị trường hiện tại, điều này giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc chuyển đổi;
Cần nhớ rằng hiệu quả giao tiếp là động và tình hình có thể thay đổi theo thời gian. Điều quan trọng là theo dõi thường xuyên tình trạng của nó và điều chỉnh theo tình hình hiện tại để đảm bảo liên tục cải thiện.
4. Kiểm toán giao tiếp
Thực hiện kiểm toán có thể tiết lộ những rào cản lớn nhất trong giao tiếp nội bộ. Để đảm bảo tính chính xác, nên thuê các chuyên gia bên ngoài - họ có thể nhận diện các vấn đề và khu vực cũng như các nguyên nhân tiềm ẩn của các vấn đề mà thậm chí những nhân viên lâu năm cũng không nhận ra. Thời gian kiểm toán phụ thuộc vào quy mô của công ty và số lượng kênh giao tiếp, do đó cần lưu ý rằng điều này ảnh hưởng đến thời gian của các chuyên gia cũng như đồng nghiệp của bạn. Nhiều công ty thực hiện kiểm toán vài năm một lần hoặc hàng năm để đảm bảo chiến lược hiện tại của họ là hiệu quả và công ty sẽ tiếp tục phát triển và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.
5. Đối thoại
Giao tiếp nội bộ tốt đáp ứng nhu cầu và mong muốn của từng nhóm nhân viên. Một giải pháp thường được thực hành là các cuộc họp thường xuyên, cho phép thiết lập đối thoại và trao đổi ý kiến, cũng như cung cấp thông tin phản hồi về tình hình công ty hoặc công việc đã thực hiện. Thêm vào đó, đối thoại khuyến khích trao đổi ý tưởng và suy nghĩ sáng tạo, cũng như tăng cường sự tham gia của nhân viên vào cuộc sống công ty thông qua việc tham gia vào các quá trình ra quyết định.
Phổ biến hay chất lượng?
Bất kể hình thức và công cụ được chọn, chúng ta cần nhớ rằng điều quan trọng nhất là đảm bảo sự thường xuyên và nội dung phù hợp của việc truyền đạt thông tin, do đó ngày càng nhiều công ty chọn các ứng dụng bên ngoài, ví dụ như Skype, WhatsApp hoặc Messenger. Tuy nhiên, việc sử dụng chúng có thể gây ra một số lo ngại về việc duy trì điều kiện bảo mật phù hợp, đặc biệt là về lưu trữ dữ liệu. Thêm vào đó, khó phân biệt giao tiếp công ty và cá nhân, đặc biệt khi nhân viên sử dụng ứng dụng cho cả hai mục đích. Hơn nữa, chúng không cung cấp các chức năng bổ sung hoặc tích hợp với các ứng dụng khác.
Giải pháp cho các vấn đề trên có thể là ứng dụng Proplanum. Nó cho phép duy trì giao tiếp trong một hệ thống, đảm bảo kiểm soát chi tiết về quyền và quyền truy cập. Hơn nữa, việc phân tách các cuộc trò chuyện cá nhân và công việc sẽ giúp tổ chức tốt hơn và lưu trữ hội thoại, trong khi việc tạo các nhóm và kênh (ví dụ theo kỹ năng, vị trí hoặc dự án) sẽ cải thiện quản lý nhân sự và đội nhóm. Ngoài ra, nhờ nền tảng tích hợp, chúng ta có thể duy trì giao tiếp, quản lý nhiệm vụ, lịch làm việc và ghi nhận thời gian làm việc trong một ứng dụng, điều này có thể thay thế nhiều công cụ bằng một công cụ duy nhất.
Có nên cải thiện giao tiếp nội bộ trong công ty?
Hệ thống giao tiếp nội bộ được suy nghĩ kỹ lưỡng và tinh chỉnh sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và vị thế trên thị trường, vì vậy chúng ta nên đặc biệt chú ý đến nó. Chăm sóc tình hình nội bộ của công ty ảnh hưởng đến hình ảnh bên ngoài và hỗ trợ phát triển doanh nghiệp. Nhân viên trung thành và lâu năm giúp tăng tiềm năng của tổ chức và xây dựng lợi thế cạnh tranh.
Giao tiếp nội bộ hiệu quả trong công ty giúp thông tin lưu thông trôi chảy và hỗ trợ nhân viên hiểu rõ chiến lược và sứ mệnh của tổ chức. Nhờ đó, mỗi thành viên trong nhóm có thể cảm thấy mình là một phần quan trọng và có ý nghĩa của công ty và đóng góp tích cực vào sự phát triển của nó. Đầu tư vào phát triển kỹ năng giao tiếp của nhân viên là đầu tư không chỉ cho hiện tại mà còn cho tương lai - đội ngũ của bạn có thể tăng tính linh hoạt bằng cách thích nghi nhanh hơn và phản ứng nhanh hơn với thay đổi, cũng như có cơ hội phát triển và tạo ra các giải pháp sáng tạo mới.
Chương:
