Co to jest komunikacja wewnętrzną w firmie?
Efektywna komunikacja w firmie to klucz do zadowolenia pracowników i sprawnego funkcjonowania organizacji. Informowanie o regularnych dostawach owoców do biura to świetny przykład. Warto opracować jasny komunikat, który wyjaśni pracownikom, jak często i gdzie będą dostępne owoce, oraz jak mogą z nich korzystać. Można to zrobić, na przykład, poprzez wysłanie maila z harmonogramem dostaw i zasadami korzystania z przekąsek, a także umieszczenie informacyjnych plakatów w miejscach, gdzie owoce będą dostarczane. Takie działania nie tylko ułatwią pracownikom korzystanie z nowego benefitu, ale także pokażą, że firma dba o ich dobrostan i zdrowie.
Za komunikację wewnętrzną odpowiedzialni są wszyscy zatrudnieni, choć w różnym stopniu. To właśnie dzięki niej pracownicy na wszystkich szczeblach są informowani o planach i aktualnych wydarzeniach. Dodatkowo w jej tworzeniu zaangażowane są inne działy - marketingu, bądź komunikacji i PR (public relations).
Cele komunikacji wewnętrznej
Dzięki jasno określonej strategii, pracownicy są lepiej informowani o celach firmy, co przekłada się na ich zaangażowanie i produktywność. Dobór odpowiednich narzędzi do komunikacji, pozwala na budowanie spójnego przekazu i kultury organizacyjnej. Do jej skutecznego działania potrzebna jest odpowiednia strategia, którą możemy wyznaczyć opierając się na wyznaczonych wcześniej celach:
- zmniejszenie wskaźnika retencji poprzez zwiększenie poziomu satysfakcji z pracy;
- wzmocnienie zaangażowania pracowników;
- przyspieszenie procesu decyzyjności;
- redukcja niepotrzebnych spotkań;
- optymalizacja procesów obsługi Klienta;
Pamiętajmy, że dobrze poinformowany zespół to zespół, który może efektywnie współpracować i osiągać wyznaczone cele znacznie szybciej.
Korzyści ze sprawnie prowadzonej komunikacji wewnętrznej
Często skupiamy się na komunikacji zewnętrznej, zapominając o jej wewnętrznym charakterze. Dlaczego więc warto się na niej skupić? Poniżej przedstawiamy listę kluczowych korzyści wynikających ze sprawnie prowadzonej komunikacji wewnętrznej w firmie:
Wzrost zaangażowania pracowników
Lepsze zrozumienie strategii firmy dzięki efektywnej komunikacji wewnętrznej zwiększa zaangażowanie pracowników w realizowaniu wyznaczonych celów. Dodatkowo dzięki informacji zwrotnej i docenieniu pracowników, mogą oni efektywniej współpracować i przyczyniać się do rozwoju firmy.
Lepsze zarządzanie
Otwarta i efektywna komunikacja w pracy daje szansę na szybkie rozwiązywanie problemów i wyzwań, wymianę wiedzy i pomysłów, co może pomóc zbudować silne relacje zawodowe. Konsekwencją tych działań może być sprawniejsza realizacja celów oraz osiąganie ich z większą precyzją w wyznaczonym terminie.
Wprowadzenie nowych technologii
Rozwiązania technologiczne i wykorzystane narzędzia komunikacyjne mogą dostarczać informacji na temat nowych produktów i usług, bądź zmian w branży. Pomaga to pracownikom w rozwijaniu swoich umiejętności i adaptacji do najnowszych trendów.
Gotowość i otwartość na zmiany
Kiedy pracownicy czują się słuchani, chętniej wyrażają otwarcie opinię na dany temat, co może wpłynąć na lepsze badanie i rozumienie opinii i potrzeb zatrudnionych, co pozwala na podejmowanie bardziej przemyślanych decyzji i wprowadzeniu ewentualnych (lub niezbędnych) zmian.
Redukcja sytuacji konfliktowych
Skuteczna wymiana informacji między pracownikami, a nawet działami w obrębie firmy, pomaga uniknąć niepotrzebnych konfliktów i potencjalnych nieporozumień, ułatwiając organizację planu działania.
Wzrost znaczenia na rynku pracy
Firmy, które w swojej strukturze oferują sprawną wymianę informacji są znacznie lepiej postrzegane przez potencjalnych zleceniobiorców. Dodatkowo odpowiednie zarządzane informacją oraz ich transparentność może być elementem zatrzymującym utalentowanych i doświadczonych pracowników.
Sposoby na poprawę komunikacji wewnętrznej w firmie
komunikacja wewnętrzna w firmie
jak ją poprawić?
Chcesz, aby komunikacja w Twojej firmie była na wysokim poziomie? A może zależy Ci na zwiększeniu zaangażowania pracowników i dobrej atmosferze w pracy? Zoptymalizuj komunikację i skorzystaj z Naszej listy wskazówek:
- wdróż system komunikacji elektronicznej;
- zainwestuj w szkolenia i kursy;
- mierz prowadzone działania;
- wprowadź audyt komunikacji wewnętrznej;
- pytaj i rozmawiaj;
1. Narzędzia i techniki komunikacji wewnętrznej
Nowoczesne rozwiązania technologiczne mogą znacząco usprawnić komunikację wewnętrzną, pozwalając na szybkie dzielenie się wiedzą i współpracę bez względu na odległość. Dobrymi praktykami będą różnorodne platformy zarządzania projektami, standardowa poczta e-mail, bądź komunikatory.
Organizacja komunikacji w firmie jest znacznie szybsza i prostsza dzięki narzędziom służącym do przekazywaniu informacji. Uwzględniając indywidualne potrzeby i specyfikę firmy, wykorzystują one różne kanały:
- intranet;
- wiadomości e-mail;
- czat firmowy (często wykorzystując popularne komunikatory internetowe);
- tablice ogłoszeń (również w postaci elektronicznej);
- wspólne spotkania zespołów;
- nieformalne wizyty kierownictwa;
- powiadomienia na ekranach monitorów i wygaszaczach;
- treści w popularnych mediach społecznościowych;
- dedykowane aplikacje i komunikatory;
Różnorodność narzędzi oferuje wybór i możliwość przetestowania każdego z nich, w celu wybrania najlepiej działającego dla firmy.
2. Szkolenia i kursy
Dobrym pomysłem będzie inwestycja w rozwój umiejętności interpersonalnych pracowników, która może zbudować silną kulturę organizacyjną. Szkolenia z komunikacji interpersonalnej mogą znacząco wpłynąć do wzrostu efektywności zespołu poprzez naukę technik asertywnego komunikowania się, aktywnego słuchania, bądź rozwiązywania konfliktów. Dzięki szkoleniom pracownicy w dość krótkim czasie będą mogli zbudować świadomość celów i znaczenia komunikacji wewnętrznej.
Dodatkowo możesz skorzystać z wydarzeń publicznych w postaci wywiadów, bądź wykładu, które będą alternatywą tradycyjnych metod. Co więcej takie eventy często są otwarte i bezpłatne dla wszystkich zainteresowanych, a wszelkie informacje szczegółowe z łatwością znajdziesz na forach internetowych i portalach społecznościowych.
3. Jak mierzyć efektywność i jakość komunikacji wewnętrznej?
Zarówno wyznaczenie, jak i śledzenie odpowiednich wskaźników efektywności może znacząco przyczynić się do poprawy jakości informacji i zaangażowania pracowników - proces nie może być dziełem przypadku. Wśród metod i narzędzi, pozwalające na dokładną ocenę działania firmy wyróżniamy:
- feedback pracowników i ankiety - najłatwiejszy sposób na uzyskanie bezpośredniej opinii lub komentarza dotyczącego funkcjonowania firmy. Pytania mogą dotyczyć zarówno przekazywania informacji, jak również dostępności i stopnia zaangażowania pracowników w proces komunikacji;
- analiza danych - analizując raporty dotyczące wysłanych e-maili, liczby spotkań lub interakcji i czasu reakcji na ważne komunikaty, dostajemy dane, pozwalające na mierzenie aktywności komunikacyjnej w organizacji, dodatkowo możemy sprawdzić czy wybrana przez Nas narzędzie dobrze spełnia swoje zadanie;
- badanie treści komunikatorów - analiza ich treści pozwala na pomiar i ujawnienie stopnia zrozumienia i akceptacji przekazywanych informacji;
- porównania z firmami z branży - warto porównać wyniki swojej organizacji z konkurencją i mieć odniesienie do aktualnej sytuacji na rynku, co pozwoli na identyfikację obszarów wymagających usprawnień, bądź przekształceń;
Warto mieć na uwadze fakt, że skuteczność komunikacji jest dynamiczna i sytuacja może ulec zmianom w czasie. Ważne jest regularne monitorowanie jej statusu i dostosowywanie do aktualnego położenia, aby zapewnić jej ciągłą poprawę, tym samym zapewniając wysoką pozycję Twojej Firmie.
4. Audyt komunikacyjny
Przeprowadzenie audytu może ujawnić największe bariery wewnętrzne w komunikacji. Aby był on miarodajny, powinien być zlecony ekspertom zewnętrznym - może on dostrzec kwestie i obszary, a także możliwe przyczyny problemów, o których nawet wieloletni pracownicy nie zdawali sobie sprawy. Jego długość uzależniona jest od rozmiaru firmy i liczby kanałów komunikacyjnych, warto więc mieć na uwadze, że przekłada się on na czas specjalistów, ale także Twoich współpracowników. Wiele firm decyduje się na audyt co kilka lat, bądź co roku, w celu zapewnienia, że ich aktualna strategia jest skuteczna, a firma będzie w dalszym ciągu się rozwijała i budowała trwałe relacje z klientami.
5. Dialog
Dobra komunikacja wewnętrzna odpowiada na wezwania i potrzeby poszczególnych grup pracowników. Często praktykowanym rozwiązaniem są regularne spotkania, umożliwiające nawiązanie dialogu i wymiany zdań, a także przekazania informacji zwrotnej czy to związanej z sytuacją w firmie, czy z wykonaną pracą. Dodatkowo dialog zachęca do wymiany pomysłów i twórczego myślenia, a także wzmacnia zaangażowanie pracowników w życie firmy poprzez bycie częścią procesów decyzyjnych.
Popularność czy jakość?
Niezależnie od wybranej formy i narzędzia musimy pamiętać, że najważniejszą kwestią jest zadbanie o regularność i odpowiednią treść przekazywania informacji, dlatego coraz więcej firm decyduje się na zewnętrzne aplikacje, np. Skype, WhatsApp lub Messenger. Jednak wykorzystanie ich może budzić pewne wątpliwości dotyczące dotrzymania odpowiednich warunków bezpieczeństwa, a w szczególności w kwestii przechowywania danych. Dodatkowo trudno oddzielić komunikację firmową od prywatnej, zwłaszcza, gdy pracownicy używają aplikacji do obu tych celów. Co więcej nie oferują dodatkowych funkcji, ani połączeń z innymi aplikacjami.
Rozwiązaniem powyższych problemów może okazać się aplikacja Proplanum. Umożliwia ona utrzymanie komunikacji w obrębie jednego systemu, zapewniając szczegółową kontrolę uprawnień i dostępów. Ponadto rozdzielenie konwersacji prywatnych i służbowych pozwoli na lepszą organizację i archiwizację rozmów, a tworzenie grup i kanałów (np. według kompetencji, stanowisk lub projektów) usprawni zarządzanie kadrą i zespołem. Natomiast dzięki zintegrowanej platformie utrzymujemy komunikację, zarządzanie zadaniami, grafik pracy i rejestrację czasu pracy w jednej aplikacji, co stanowi możliwość rezygnacji z kilku narzędzi na rzecz wykorzystania jednego.
Czy warto poprawić komunikację wewnętrzną w firmie?
Przemyślany i dopracowany system komunikacji wewnętrznej przekłada się na wyniki biznesowe i pozycję na rynku, dlatego powinniśmy zwracać na niego szczególną uwagę. Dbałość o sytuację wewnętrzną firmy wpływa na zewnętrzny wizerunek, a także wspiera rozwój przedsiębiorstwa. Lojalni i długoletni pracownicy pomagają w zwiększeniu potencjału organizacji i budowaniu przewagi nad konkurencją.
Efektywna komunikacja wewnętrzna w firmie umożliwia płynny przepływ informacji i wspiera zrozumienie strategii i misji organizacji przez pracowników. Dzięki temu każdy członek zespołu może czuć się ważną i znaczącą częścią przedsiębiorstwa i aktywnie przyczyniać się do jego rozwoju. Inwestycja w rozwój umiejętności komunikacyjne pracowników to inwestycja nie na chwilę, ale na przyszłość - Twój zespół może zwiększyć swoją elastyczność poprzez szybszą adaptację i reakcję na zmiany, a także zdobędzie szansę na rozwój i tworzenie nowych, innowacyjnych rozwiązań.
Rozdziały:
