Tổ chức thời gian làm việc là gì?
Tổ chức thời gian làm việc là quá trình lập kế hoạch, sắp xếp và quản lý thời gian nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra trước đó. Nó cho phép sử dụng thời gian một cách có ý thức và hiệu quả, từ đó giảm căng thẳng liên quan đến việc hoàn thành các nhiệm vụ đúng hạn.
Chúng ta có kiểm soát được thời gian làm việc của mình không?
Mọi thứ phụ thuộc vào hình thức tuyển dụng và tính chất công việc. Trong trường hợp tự lập kế hoạch công việc, chúng ta có thể sắp xếp công việc phù hợp với nhịp độ tự nhiên của mình, tăng hiệu quả hoạt động và giảm thiểu mệt mỏi. Điều này cũng giúp duy trì cân bằng giữa cuộc sống công việc và cá nhân.
Tình hình khác khi có các quy trình cụ thể hoặc khi làm việc nhóm thực hiện cùng một nhiệm vụ, ví dụ như các dự án. Trong trường hợp này, điều quan trọng là mỗi thành viên trong nhóm có thể hợp tác hiệu quả, điều chỉnh phương thức làm việc của mình theo nhu cầu và mong đợi của người khác. Nhờ đó, kết quả đạt được sẽ tốt hơn rất nhiều và hiệu quả công việc sẽ tăng đáng kể.
Làm thế nào để quản lý thời gian làm việc hiệu quả?
cách làm thế nào?
quản lý thời gian làm việc hiệu quả
Quản lý thời gian làm việc hiệu quả là một quá trình tưởng chừng đơn giản nhưng yêu cầu tập trung thích hợp và kỹ năng lập kế hoạch. Để quản lý thời gian làm việc hiệu quả, cần nhớ một số yếu tố quan trọng:
- lịch trình và danh sách công việc - nên có thời hạn thực tế và nhiệm vụ để đảm bảo hoàn thành đúng hạn - bạn có thể sử dụng các công cụ chuyên dụng để kiểm tra quá trình;
- ưu tiên - xác định mức độ quan trọng và cấp bách của các nhiệm vụ;
- phân công nhiệm vụ - giao nhiệm vụ cho các thành viên phù hợp trong nhóm để tránh gánh nặng cho từng cá nhân;
- nghỉ giải lao thường xuyên - rất quan trọng để hỗ trợ tái tạo và duy trì năng suất cao;
- không gian làm việc - nơi làm việc sạch sẽ và gọn gàng giảm thiểu rủi ro bị phân tâm;
- giao tiếp - xây dựng môi trường giao tiếp cởi mở, nơi thông tin phản hồi và ý tưởng được trao đổi tự do;
Làm thế nào để xác định vấn đề trong tổ chức thời gian làm việc?
Trong các tổ chức lớn với nhiều nhân viên, việc xác định đúng vấn đề không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Lập kế hoạch thời gian mà không có kiến thức và nhận thức về thời gian hoàn thành của mỗi nhiệm vụ không dẫn đến tổ chức công việc hiệu quả.
Ngày càng nhiều công ty sử dụng công cụ chuyên dụng để phân công nhiệm vụ hàng ngày, nhờ đó cả quản lý và nhân viên có thể lập kế hoạch hành động tốt hơn, giảm thiểu rủi ro không hoàn thành đúng hạn và tăng năng suất.
Phân tích dữ liệu do ứng dụng thực hiện cho phép xác định các khu vực cần cải thiện và nâng cao. Ngoài ra, khi có cái nhìn tổng quan về thời gian dành cho dự án, công ty có thể xác định thời gian hoàn thành dự kiến và tránh các trì hoãn không cần thiết.
Điều gì khiến chúng ta bị phân tâm và ảnh hưởng đến chất lượng công việc trong công ty?
điều gì khiến chúng ta bị phân tâm?
chất lượng công việc và các yếu tố gây phân tâm
Thời gian làm việc thường được dành cho các hoạt động không liên quan đến công việc. Nghiên cứu cho thấy hơn một nửa nhân viên dành thời gian cho mục đích cá nhân và các hoạt động không hiệu quả, chẳng hạn như lướt mạng xã hội hoặc mua sắm trực tuyến. Các hành động này ảnh hưởng đến hành vi của nhân viên, những người tự nguyện trì hoãn thực hiện các nhiệm vụ đã định, biết rằng trì hoãn có thể dẫn đến tình trạng tồi tệ hơn.
Vấn đề quá nhiều lần nghỉ ngắn cũng rất quan trọng. Việc kết hợp các lần nghỉ ngắn thành một lần nghỉ dài hơn có thể mang lại lợi ích đáng kể cho sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên. Nghỉ dài hơn giúp tái tạo năng lượng và làm mới tâm trí, điều này tích cực ảnh hưởng đến sự tập trung và năng suất sau khi trở lại làm việc. Cách tốt nhất để dành thời gian nghỉ là thay đổi môi trường và tư thế làm việc, và dành thời gian rảnh để đi bộ ngắn hoặc ăn uống.
Tổ chức công việc tốt hơn cũng liên quan đến việc duy trì trật tự nơi làm việc. Cách tiếp cận tốt nhất là tối giản, hạn chế các vật dụng không cần thiết trên bàn làm việc và sắp xếp các tệp trên màn hình máy tính. Những hành động này có thể cải thiện đáng kể công việc bằng cách nâng cao sự tập trung.
Cần chú ý đến vấn đề điện thoại cá nhân. Nếu công việc của bạn không yêu cầu liên lạc với khách hàng, giải pháp tốt nhất là tắt tiếng điện thoại - tắt thông báo và cất đi để tránh phân tâm liên tục trong quá trình làm việc.
Điều quan trọng là thiết lập ranh giới rõ ràng cho các hoạt động gây phân tâm và không đóng góp vào năng suất. Thiết lập các khối thời gian cụ thể cho nghỉ ngơi và thư giãn có thể giúp duy trì cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi, đồng thời tăng cường sự tập trung và hiệu quả trong giờ làm việc.
Lợi ích của tổ chức công việc
Tổ chức công việc tốt là nền tảng của sự thành công trong kinh doanh. Nó không chỉ cho phép phân chia nhiệm vụ rõ ràng mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ giữa các nhân viên. Nhờ đó, công ty có thể linh hoạt đối phó với những thay đổi của thị trường và nhanh chóng thích ứng với các thách thức mới. Chính khía cạnh tổ chức công việc này tạo ra nền tảng vững chắc cho sự đổi mới và phát triển liên tục của công ty cũng như đóng góp vào việc đạt được kết quả tốt hơn. Trong bối cảnh tổ chức công việc, có nhiều lợi ích từ việc lập kế hoạch và quản lý đúng đắn. Những lợi ích quan trọng nhất là:
Tăng năng suất
Sử dụng thời gian, tài nguyên và kỹ năng của nhân viên tốt hơn nhờ tối ưu hóa tổ chức công việc, dẫn đến tăng năng suất và hiệu quả trong thực hiện nhiệm vụ cũng như cải thiện tình trạng hoàn thành đúng hạn. Đối với công ty, đây là sự cải thiện đáng kể, nâng cao hoạt động nội bộ.
Sử dụng tài nguyên tối ưu
Phân công và phân chia nhiệm vụ hợp lý cho nhân viên cho phép khai thác tối đa kỹ năng, tiềm năng và năng lực của họ, đảm bảo nhiệm vụ được thực hiện đúng đắn và hiệu quả.
Giảm căng thẳng
Nhân viên nhờ vào các mục tiêu, vai trò và mong đợi rõ ràng đối với công việc, ít có nguy cơ bị cảm giác hỗn loạn và căng thẳng quá mức, điều này tích cực ảnh hưởng đến sự thoải mái và sức khỏe tinh thần của họ.
Quản lý thời gian làm việc hiệu quả
Hạn chế lãng phí thời gian, thời gian chờ và hoạt động không hiệu quả cho phép nhân viên quản lý thời gian của mình tốt hơn, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn, mang lại lợi nhuận thực sự cho công ty.
Tăng cường sự tham gia của nhân viên
Nhìn thấy cấu trúc rõ ràng và mục tiêu của công việc, nhân viên cảm thấy tham gia vào thực hiện nhiệm vụ nhiều hơn, và sự hài lòng từ việc hoàn thành nhiệm vụ góp phần vào việc đạt kết quả cao hơn.
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Đáp ứng nhu cầu công việc trong khuôn khổ cuộc sống cân bằng rất quan trọng đối với nhân viên hiện nay. Cụm từ "làm việc từ xa" ngày càng phổ biến. Sự linh hoạt về giờ làm việc có thể góp phần đáng kể vào năng suất của nhân viên, cho phép họ cân bằng tốt hơn giữa cuộc sống cá nhân và trách nhiệm công việc.
Tính cạnh tranh trên thị trường
Các công ty tập trung vào việc cải thiện giao tiếp và quy trình liên tục có thể thích ứng nhanh hơn với các xu hướng thị trường mới và áp dụng đổi mới. Điều này cho phép họ vượt qua đối thủ cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, đảm bảo vị thế ổn định trên thị trường.
Phân công nhiệm vụ cho đội ngũ
Khi làm việc với nhiều nhân viên cùng lúc, việc phân công nhiệm vụ đúng đắn là một thách thức không nhỏ. Cần phải xem xét gánh nặng hiện tại của nhân viên và kỹ năng của họ.
Các ứng dụng dưới dạng quản lý nhiệm vụ có thể trở thành sự hỗ trợ hàng ngày trong việc giám sát và điều phối toàn bộ quá trình. Chúng cho phép tổ chức công việc hiệu quả thông qua việc công bố các nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng nhân viên hoặc nhóm. Hơn nữa, nhờ thông báo khi có bài đăng mới, giao tiếp nội bộ sẽ được cải thiện và luồng thông tin nhanh chóng hơn. Điều quan trọng là tổ chức và truy cập dễ dàng vào các tài liệu cần thiết, đảm bảo việc phân công nhiệm vụ và luồng công việc hiệu quả. Hơn nữa, quản lý có thể theo dõi trạng thái thực hiện của từng nhiệm vụ, giúp kiểm soát tiến độ liên tục và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
Tổ chức thời gian làm việc hiệu quả: 5 nguyên tắc quan trọng cần nhớ
bạn cần nhớ điều gì?
5 nguyên tắc tổ chức hiệu quả
1. Tổ chức công việc và xác định ưu tiên
Trong nhiều công ty lớn, công việc nhóm phân tán trên nhiều lĩnh vực - có thể liên quan đến các dự án, kế hoạch hoặc công cụ sử dụng khác nhau, khiến khó xác định số lượng nhiệm vụ cần thực hiện. Nhờ chuẩn bị và xem xét các chủ đề một cách thích hợp, bạn có thể tổ chức và sắp xếp kế hoạch. Để làm điều này, bạn nên tập trung vào bốn yếu tố chính:
Danh sách các dự án, kế hoạch và quy trình mà nhóm chịu trách nhiệm
Có thể bao gồm các dự án mà nhóm của bạn chịu trách nhiệm trực tiếp hoặc các dự án và đầu tư mà bạn là thành viên.
Danh sách các nhiệm vụ với phạm vi và thời gian thực hiện được xác định
Trong phần này, bạn cũng có thể đề cập đến quy mô của các dự án, quy mô của chúng cũng như kết quả cuối cùng. Đừng quên xác định giai đoạn mà nhóm của bạn chịu trách nhiệm.
Phân công trong quản lý nhiệm vụ
Có cái nhìn tổng quan về công việc của nhóm, đừng quên phân chia đều công việc. Thực hành tốt sẽ là chia chúng thành các phần nhỏ hơn, nhờ đó bạn có thể kiểm soát hiệu quả hơn, phân bổ công việc và sự tham gia của nhân viên.
Xác định các nhiệm vụ quan trọng (ưu tiên) và phụ
Điều này cho phép xác định quy mô và thứ tự thực hiện các nhiệm vụ quan trọng đầu tiên, cần sự chú ý ngay lập tức. Nhờ đó, nhóm có thể làm việc hiệu quả hơn và đạt được kết quả tốt hơn.
2. Quản lý hiệu quả và công việc cá nhân
Trong trường hợp gặp khó khăn với tổ chức công việc, một yếu tố hữu ích là lập danh sách công việc cần làm. Bạn có thể thực hiện nó bằng các phương pháp truyền thống, chẳng hạn như lịch, giấy ghi chú và sổ tay hoặc sử dụng các giải pháp trực tuyến. Điều này sẽ cho phép lập kế hoạch công việc cho từng ngày và đánh dấu cũng như kiểm soát các ngày quan trọng.
3. Loại bỏ yếu tố gây phân tâm
Không nên lãng phí thời gian vào điện thoại di động và mạng xã hội, những yếu tố chính gây phân tâm và làm gián đoạn nhịp điệu công việc. Thiết lập ranh giới và quyết tâm thực hiện là nền tảng của hiệu quả. Các ứng dụng theo dõi thời gian dành cho điện thoại thông minh có thể hỗ trợ giám sát hiệu suất.
4. Lịch trình làm việc hàng ngày
Lập kế hoạch hoạt động theo cách lặp lại sẽ giúp tạo ra thói quen trong công việc hàng ngày. Đừng quên nghỉ ngơi, chúng có tác động tích cực đến tâm trạng và hiệu quả công việc của bạn.
5. Thư giãn và công việc
Thời gian rảnh rỗi quan trọng không kém thời gian làm việc. Dành thời gian rảnh trong cùng một không gian có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý. Chìa khóa để duy trì sức khỏe là nghỉ ngơi hiệu quả. Xu hướng của chúng ta là liên tục hoạt động thường bỏ qua quá trình tái tạo, nghĩ rằng đó là thời gian lãng phí, nhưng thực tế ngược lại - càng mệt mỏi, chúng ta càng trở nên kém hiệu quả trong công việc. Duy trì cân bằng giữa hai giá trị này sẽ giúp tránh kiệt sức và giảm căng thẳng.
Công cụ hỗ trợ tổ chức công việc - gợi ý của chúng tôi
Quản lý Nhiệm vụ Proplanum
Lập kế hoạch công việc trong một nhóm lớn
Proplanum có thể là giải pháp tốt cho các nhà quản lý cần công cụ để lập kế hoạch công việc hàng ngày và đảm bảo đúng hạn. Ứng dụng cung cấp tạo nhiệm vụ hoặc thông tin cho nhân viên cá nhân hoặc nhóm, xem xét và chỉnh sửa các thông số chu kỳ. Ngoài ra, các thông báo dưới dạng thông báo trên ứng dụng di động về mục mới hoặc thay đổi mục đã có sẽ là sự hỗ trợ đáng kể.
Microsoft Loop
Làm việc và lập kế hoạch cùng nhau
Nếu bạn muốn nhiều nhân viên làm việc cùng lúc trên một dự án, ứng dụng Microsoft Loop là dành cho bạn. Đồng bộ thời gian thực cho phép thực hiện các nhiệm vụ được giao mà không cần phải chuyển đổi liên tục giữa các cửa sổ và công cụ khác nhau. Ngoài ra, công cụ này cung cấp mẫu trang và gợi ý tệp và tài liệu tốt nhất cho không gian làm việc hiện tại.
Microsoft To Do
Danh sách công việc hàng ngày của bạn
Tổ chức thời gian làm việc với ứng dụng cho phép cá nhân hóa các gợi ý cập nhật danh sách công việc hàng ngày (hoặc hàng tuần). Đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị sẽ giúp bạn dễ dàng và nhanh chóng xem các mục nhập của mình trên điện thoại, máy tính hoặc máy tính bảng. Hơn nữa, bạn có thể chia sẻ danh sách trực tuyến, cải thiện giao tiếp với đồng nghiệp của mình.
Quản lý nhiệm vụ hiệu quả và lập kế hoạch đúng đắn giúp đưa trật tự vào công ty và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Ngoài ra, nó còn góp phần giảm căng thẳng và tăng năng suất. Tuy nhiên, cần nhớ giữ gìn vệ sinh công việc thích hợp và nghỉ ngơi, điều này sẽ tăng hiệu quả công việc của chúng ta.
Chương:
