Lập kế hoạch thời gian làm việc phù hợp không chỉ là vấn đề tuân thủ quy định (mặc dù điều đó rất quan trọng), mà còn là chìa khóa để duy trì trật tự và tối đa hóa hiệu quả công việc trong công ty. Nhờ đó, cả nhà tuyển dụng và nhân viên có thể tránh được những căng thẳng và xung đột không cần thiết. Không ai muốn rơi vào tình huống mà đột nhiên thiếu người làm việc vào thời điểm quan trọng, đúng không? Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ lưỡng thời gian làm việc là gì, những quy tắc nào điều chỉnh việc lập kế hoạch và những gì cần làm để không mắc phải những sai lầm phổ biến.
Thời gian làm việc là gì?
Thời gian làm việc không gì khác ngoài một kế hoạch xác định rõ ràng khi nào ai đó phải làm việc. Nhưng đó không phải là một lịch trình thông thường – nó phải xem xét toàn bộ các quy định của luật lao động. Và đây là nơi mọi thứ trở nên thú vị.
Theo Bộ luật lao động, thời gian làm việc không chỉ là một công cụ tổ chức tiện lợi, mà còn là một nghĩa vụ pháp lý. Nhà tuyển dụng phải thông báo kế hoạch này cho nhân viên ít nhất 7 ngày trước khi bắt đầu làm việc. Điều này cho phép nhân viên có thời gian để làm quen với lịch trình và điều chỉnh kế hoạch của họ. Hãy tưởng tượng rằng việc bỏ qua nghĩa vụ này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng – cả cho nhà tuyển dụng và cho tổ chức nói chung.
Hãy lấy một ví dụ về tình huống mà thời gian làm việc đã được lập kế hoạch theo quy định. Nhân viên biết chính xác khi nào họ phải đến làm việc và khi nào họ có thời gian nghỉ. Nhờ đó, họ có thể lên kế hoạch cho cuộc sống cá nhân của mình trước, điều này dẫn đến sự hài lòng lớn hơn và sự tham gia tốt hơn trong công việc. Ngược lại, nhà tuyển dụng tránh được những xung đột tiềm ẩn có thể phát sinh từ những lịch trình không rõ ràng hoặc được thông báo quá muộn.
Thời gian làm việc
Việc lập kế hoạch thời gian làm việc là một trong những nhiệm vụ mà thoạt nhìn có thể đơn giản, nhưng thực tế yêu cầu sự chính xác và kiến thức vững chắc. Tại sao điều này lại quan trọng? Bởi vì một lịch trình được lập kế hoạch tốt là nền tảng để duy trì trật tự trong công ty.
Làm thế nào để lập kế hoạch thời gian làm việc?
Nhà tuyển dụng phải lập kế hoạch thời gian làm việc, xem xét tất cả các quy định của luật lao động, thời gian làm việc, thời gian nghỉ hàng ngày và kỳ nghỉ của nhân viên. Lịch trình có thể có nhiều hình thức khác nhau.
Hình thức truyền thống bằng giấy vẫn có những người ủng hộ, đặc biệt là trong các công ty nhỏ. Tuy nhiên, trong thời đại kỹ thuật số, ngày càng nhiều nhà tuyển dụng tìm đến các giải pháp điện tử. Các chương trình quản lý thời gian làm việc hoặc các ứng dụng chuyên dụng không chỉ giúp dễ dàng tạo lịch trình mà còn cho phép sửa đổi nhanh chóng và chia sẻ với nhân viên.
Một thực tiễn tốt là thường xuyên cập nhật lịch trình, cũng như sử dụng các công cụ tự động xem xét các khía cạnh như giờ làm thêm, kỳ nghỉ hoặc ngày nghỉ. Nhờ đó, bạn tránh được những phức tạp không cần thiết.
Lịch trình làm việc cá nhân của nhân viên
Không phải tất cả nhân viên đều làm việc theo cách giống nhau, vì vậy lịch trình làm việc cá nhân là một giải pháp có thể trở nên cần thiết trong nhiều tình huống.
Ví dụ, khi nhân viên có những nhiệm vụ cụ thể yêu cầu giờ làm việc không đều, tham gia vào các khóa đào tạo dài hạn hoặc tình huống sống của họ yêu cầu sự linh hoạt – chẳng hạn như một bậc phụ huynh trở về từ kỳ nghỉ thai sản. Lịch trình làm việc cá nhân có thể được thiết lập dựa trên yêu cầu bằng văn bản của nhân viên, cho phép điều chỉnh lịch trình theo nhu cầu của họ.
Chú ý! Trong những trường hợp mà nhà tuyển dụng thỏa thuận với nhân viên về thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, nhân viên có khả năng tự xác định lịch trình làm việc của mình.
Thời gian làm việc và ngày làm việc
- thời gian làm việc đơn giản là số giờ mà nhân viên phải làm việc trong một kỳ tính toán. Các quy định quy định rõ ràng số giờ tối đa có thể được lập kế hoạch, điều này rất quan trọng khi tạo lịch trình làm việc;
- ngày làm việc là khoảng thời gian 24 giờ bắt đầu từ thời điểm nhân viên bắt đầu công việc;
Quan trọng! Hãy chú ý đến việc duy trì thời gian nghỉ hàng ngày - việc tuân thủ điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến việc lập kế hoạch thời gian làm việc!
Ý nghĩa thực tiễn của những khái niệm này là rất lớn. Một ngày làm việc được lập kế hoạch kém có thể dẫn đến tình huống mà nhân viên không được đảm bảo thời gian nghỉ tối thiểu 11 giờ giữa các ca làm việc. Đây không chỉ là vi phạm quy định mà còn là con đường đơn giản dẫn đến việc giảm hiệu quả của nhân viên và tăng nguy cơ tai nạn trong công việc.
Hãy tưởng tượng rằng một nhân viên kết thúc một ca làm việc lúc 22:00 và bắt đầu ca tiếp theo lúc 6:00 sáng. Điều này không tuân thủ quy định vì không đảm bảo thời gian nghỉ cần thiết. Nhà tuyển dụng trong tình huống này có thể bị phạt và cũng có thể gây ra sự không hài lòng cho nhân viên, điều này có thể dẫn đến sự thay đổi nhân sự và giảm tinh thần trong đội ngũ. Do đó, việc hiểu rõ những khái niệm này và áp dụng chúng khi lập kế hoạch thời gian làm việc là rất quan trọng.
Kết thúc công việc và ngày nghỉ
Kết thúc công việc là thời điểm nên được xác định rõ ràng trong mỗi lịch trình. Quan trọng là nhân viên biết chính xác khi nào ca làm việc của họ kết thúc, điều này giúp họ lập kế hoạch cho thời gian nghỉ ngơi và cuộc sống cá nhân. Lịch trình nên bao gồm thời gian để hoàn thành nhiệm vụ một cách hợp lý, mà không kéo dài công việc vào những giờ muộn, điều này có thể dẫn đến sự thất vọng và mệt mỏi.
Ngày nghỉ không chỉ là quyền của nhân viên mà còn là chìa khóa để duy trì năng suất của họ. Chúng tôi nhắc nhở rằng theo quy định, nhà tuyển dụng phải đảm bảo ít nhất một ngày chủ nhật nghỉ trong vòng 4 tuần. Đây là mức tối thiểu giúp nhân viên duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
Hãy tưởng tượng một đội ngũ vì lịch trình bị lập kế hoạch sai mà có rất ít ngày nghỉ, và những ngày chủ nhật nghỉ là điều hiếm hoi. Trong thời gian ngắn, tinh thần của đội ngũ bắt đầu giảm sút – sự mệt mỏi và thiếu thời gian cho gia đình làm cho mọi thứ trở nên tồi tệ. Nhân viên trở nên ít tham gia hơn và năng suất giảm. Cuối cùng, thay vì tập trung vào công việc, họ bắt đầu xem xét việc thay đổi nhà tuyển dụng. Vì vậy, việc lập kế hoạch ngày nghỉ một cách hợp lý là rất quan trọng, vì một nhân viên hài lòng là một nhân viên hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành y tế, nơi sự lơ là có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Cần thiết, ngoại lệ và hạn chế
Khi nào cần lập kế hoạch thời gian làm việc?
Nhà tuyển dụng có nghĩa vụ lập kế hoạch thời gian làm việc trong các trường hợp:
- làm việc theo ca,
- hệ thống thời gian làm việc cân bằng,
- thuê nhân viên làm việc bán thời gian và làm việc vào một số ngày trong tuần,
- sử dụng thời gian làm việc linh hoạt (khi nhà tuyển dụng không chỉ định khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ công việc)
Thời gian làm việc có bắt buộc không?
Mặc dù thời gian làm việc là bắt buộc trong hầu hết các trường hợp, nhưng có một số ngoại lệ mà bạn nên biết. Ví dụ, nếu trong công ty có thời gian làm việc cố định, tức là tất cả nhân viên làm việc trong cùng một giờ cố định mỗi ngày, nhà tuyển dụng có thể được miễn nghĩa vụ lập kế hoạch cá nhân. Điều này đơn giản hóa đáng kể việc tổ chức công việc, đặc biệt là trong các công ty nhỏ, nơi các nhiệm vụ hàng ngày có thể dự đoán và không yêu cầu sự linh hoạt.
Chìa khóa là phân tích kỹ lưỡng các quy định và có thể tham khảo ý kiến với luật sư chuyên về luật lao động. Nhờ đó, bạn sẽ tránh được những sai lầm có thể dẫn đến xung đột hoặc vấn đề không cần thiết với thanh tra lao động. Cũng nên triển khai các quy trình nội bộ giúp xác định rõ ràng khi nào lịch trình là cần thiết và khi nào có thể bỏ qua. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo rằng bạn hoạt động theo đúng pháp luật.
Lưu trữ và xác minh lịch trình
Lưu trữ lịch trình thời gian làm việc không chỉ là vấn đề tổ chức tốt mà còn là nghĩa vụ pháp lý. Theo quy định của Bộ luật lao động, nhà tuyển dụng phải lưu trữ các tài liệu này trong ít nhất 3 năm. Điều này có thể có vẻ là một khoảng thời gian dài, nhưng mục đích của nó là đảm bảo tính minh bạch và khả năng xác minh trong trường hợp kiểm tra hoặc tranh chấp từ thanh tra lao động nhà nước.
Việc xác minh và cập nhật lịch trình là một yếu tố quan trọng khác trong quản lý thời gian làm việc. Các lịch trình nên được xem xét thường xuyên, đặc biệt khi có sự thay đổi trong cấu trúc đội ngũ, giờ làm việc hoặc các yếu tố quan trọng khác. Cập nhật lịch trình giúp tránh những vấn đề bất ngờ, chẳng hạn như phân công nhiệm vụ không đúng cách hoặc thiếu người cho các ca quan trọng.
Để đơn giản hóa toàn bộ quy trình, ngày càng nhiều công ty quyết định tự động hóa việc lưu trữ và xác minh lịch trình. Các công cụ hiện đại để quản lý thời gian làm việc không chỉ lưu trữ dữ liệu một cách an toàn mà còn cung cấp các chức năng nhắc nhở tự động về việc cần cập nhật lịch trình.
Thay đổi lịch trình làm việc
Mọi thay đổi trong lịch trình phải được biện minh và tuân thủ các quy định hiện hành. Ví dụ, thay đổi có thể cần thiết trong trường hợp tăng đột ngột khối lượng công việc hoặc trong trường hợp nhân viên bị bệnh, điều này yêu cầu phải điều chỉnh giờ làm việc của họ để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, mọi thay đổi như vậy phải được thông báo cho nhân viên với thời gian hợp lý – thường là ít nhất 7 ngày trước khi áp dụng giờ làm việc mới.
Quyền của nhân viên cũng đóng vai trò quan trọng ở đây. Nhân viên có quyền từ chối chấp nhận thay đổi lịch trình nếu họ cho rằng nó không hợp lý hoặc vi phạm quyền của họ. Nhà tuyển dụng không thể áp đặt lịch trình mới mà không có sự đồng ý của nhân viên, đặc biệt nếu thay đổi đó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến cuộc sống cá nhân hoặc sức khỏe của nhân viên.
Hãy tưởng tượng rằng trong công ty X, nhà tuyển dụng quyết định đột ngột thay đổi lịch trình, đẩy tất cả các ca làm việc sớm hơn một giờ. Đối với một số thành viên trong đội ngũ, điều này có thể không phải là vấn đề, nhưng đối với những nhân viên đi làm xa hoặc có nghĩa vụ gia đình, sự thay đổi như vậy có thể là một trở ngại nghiêm trọng. Nếu nhà tuyển dụng không tham khảo ý kiến của nhân viên về sự thay đổi này và không cho họ đủ thời gian để điều chỉnh, điều này có thể dẫn đến sự giảm động lực, thậm chí là xung đột trong đội ngũ.
Những sai lầm và câu hỏi phổ biến
Những sai lầm điển hình khi tạo lịch trình có thể gây ra nhiều vấn đề cho cả nhà tuyển dụng và nhân viên. Một trong những sai lầm phổ biến nhất là không điều chỉnh lịch trình theo quy định của luật lao động. Ví dụ, có những trường hợp nhà tuyển dụng không đảm bảo thời gian nghỉ tối thiểu giữa các ca làm việc hoặc không thông báo lịch trình với thời gian yêu cầu. Một sai lầm khác là thiếu sự linh hoạt, điều này có thể dẫn đến xung đột, đặc biệt khi các tình huống khẩn cấp yêu cầu thay đổi nhanh chóng trong lịch trình.
Lịch trình có cần được nhân viên ký không?
Trên thực tế, chữ ký không phải là điều cần thiết, nhưng điều quan trọng là nhân viên có cơ hội làm quen với lịch trình với thời gian hợp lý.
Có khả năng thay đổi lịch trình không?
Có, điều này có thể, nhưng phải được biện minh và tuân thủ các quy định (ví dụ, trong trường hợp cần thực hiện các hành động cứu hộ để bảo vệ tính mạng hoặc sức khỏe), và nhân viên nên được thông báo về điều này với thời gian tối thiểu 7 ngày trước.
Khi nào nhà tuyển dụng không cần lập kế hoạch thời gian làm việc?
Có một số ngoại lệ khi nhà tuyển dụng không bị bắt buộc phải làm điều này. Điều này áp dụng cho các trường hợp mà tổ chức thời gian làm việc được xác định theo cách khác hoặc khi tính chất công việc cho phép sự linh hoạt lớn hơn. Cụ thể, khi:
- lịch trình làm việc của nhân viên xuất phát từ các nguồn khác, chẳng hạn như quy định của luật lao động, thông báo hoặc hợp đồng lao động đã ký;
- nhân viên thực hiện nhiệm vụ theo hệ thống thời gian làm việc theo nhiệm vụ;
- công việc được thực hiện trong giờ làm việc linh hoạt theo yêu cầu bằng văn bản của nhân viên;
- thời gian làm việc được xác định cá nhân với nhân viên;
Thời gian làm việc và năng suất
Thời gian làm việc không chỉ là một bảng giờ làm việc – đó là một công cụ có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả của đội ngũ bạn. Một lịch trình được lập kế hoạch tốt cho phép nhân viên tận dụng tối đa thời gian làm việc của họ, giảm thiểu thời gian nghỉ không cần thiết và tối thiểu hóa sự mệt mỏi. Khi nhân viên biết chính xác khi nào họ phải làm việc và khi nào nghỉ ngơi, sự tham gia và năng suất của họ tự nhiên tăng lên.
Khi lập kế hoạch thời gian làm việc, hãy xem xét sở thích cá nhân của nhân viên và phân bổ nhiệm vụ một cách đồng đều để tăng cường năng suất của đội ngũ.
Những mô hình làm việc hiện đại, đặc biệt là mô hình kết hợp hoặc từ xa, đòi hỏi các nhà tuyển dụng phải linh hoạt hơn. Nhân viên có thể điều chỉnh giờ làm việc theo nhu cầu của họ thường cảm thấy hài lòng và hiệu quả hơn. Cách tiếp cận linh hoạt cũng giúp xử lý các tình huống bất ngờ như ốm đột xuất hay các sự kiện không lường trước được, từ đó bảo vệ năng suất của đội ngũ.
Khi chuẩn bị lịch làm việc, việc tập hợp tất cả thông tin về các kỳ nghỉ ở một nơi sẽ giúp việc phối hợp trở nên dễ dàng hơn và giảm thiểu rủi ro sai sót. Ngoài ra, bạn sẽ có thể phản ứng kịp thời với các thiếu hụt nhân sự và tránh những khó khăn bất ngờ.
Để tối ưu hóa lịch làm việc cho hiệu suất, nên áp dụng nguyên tắc phân bổ công việc đồng đều và cân nhắc sở thích cá nhân của nhân viên. Điều này giúp đội ngũ làm việc hiệu quả hơn và tránh kiệt sức. Ngoài ra, nên xem xét việc kiểm tra thường xuyên các lịch làm việc và điều chỉnh chúng theo nhu cầu và mục tiêu hiện tại của công ty. Tự động hóa quy trình này bằng các công cụ hiện đại có thể cải thiện đáng kể quản lý thời gian làm việc, mang lại cho đội ngũ sự linh hoạt hơn và đồng thời đảm bảo công ty sử dụng tài nguyên một cách tối ưu.
Làm thế nào để quản lý lịch làm việc?
Để tránh lỗi, nên sử dụng các công cụ quản lý thời gian làm việc tự động tính đến tất cả các yếu tố pháp lý cần thiết. Một trong số đó là Proplanum, giúp duy trì trật tự trong cấu trúc và đảm bảo rằng lịch làm việc được lập ra tuân thủ các quy định. Chương trình tự động kiểm tra sự tuân thủ với Bộ luật Lao động, phát hiện lỗi và thay đổi trùng lặp, và lịch làm việc đã được công bố và cập nhật sẽ luôn sẵn sàng cho từng nhân viên.
Chương:
