Chắc chắn bạn đã nghe nói về "thời gian làm việc", nhưng bạn có bao giờ tự hỏi nó thực sự có nghĩa là gì không? Nếu bạn là một nhân viên, có thể bạn đã tự hỏi tại sao chủ đề này lại quan trọng như vậy. Thực tế, thời gian làm việc có ý nghĩa rất lớn, cả đối với người sử dụng lao động và nhân viên. Việc tính toán đúng thời gian làm việc có thể tiết kiệm rất nhiều căng thẳng, thậm chí là tiền bạc, trong khi những sai sót trong lĩnh vực này có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét thời gian làm việc thực sự là gì, cách tính toán đúng cách, cũng như những gì xảy ra khi vi phạm nó.
Định nghĩa và quy tắc của thời gian làm việc
Trước tiên, hãy làm rõ một điều: khái niệm thời gian làm việc hoàn toàn khác với thời gian lịch. Trong thế giới luật lao động, thời gian làm việc là 24 giờ bắt đầu từ thời điểm nhân viên bắt đầu làm việc theo lịch trình. Nghe có vẻ đơn giản, đúng không? Nhưng không hoàn toàn như vậy.
Hãy tưởng tượng bạn là một nhân viên văn phòng bắt đầu làm việc lúc 9:00. Thời gian làm việc của bạn bắt đầu vào lúc đó và kéo dài trong 24 giờ tiếp theo, tức là đến 9:00 ngày hôm sau. Thời gian làm việc bắt đầu từ thời điểm nhân viên bắt đầu làm việc. Trong khoảng thời gian này, bạn không nên làm việc quá 13 giờ. Điều này có nghĩa là trong một chu kỳ như vậy, bạn có thể làm việc tối đa 13 giờ, và phần còn lại của thời gian nên được dành cho việc nghỉ ngơi.
Cách tính thời gian làm việc?
Đối với các hệ thống thời gian làm việc khác nhau
Việc tính ngày làm việc rất đơn giản trong hệ thống thời gian làm việc cơ bản, nơi giờ làm việc là cố định và có thể dự đoán được. Ngày làm việc được tính theo lịch trình thời gian làm việc hiện hành. Nhưng nếu công việc của bạn không dự đoán được như vậy thì sao?
Janek bắt đầu làm việc lúc 8:00. Do đó, ngày làm việc của anh ấy kéo dài từ 8:00 sáng đến 8:00 sáng ngày hôm sau. Nếu Janek làm việc đến 16:00, anh ấy đã làm 8 giờ. Chuyện đơn giản, đúng không? Nhưng nếu ngày hôm sau Janek bắt đầu làm việc lúc 7:00 thì sao? Lúc này anh ấy vi phạm ngày làm việc của mình vì làm việc trong khung giờ của ngày làm việc trước đó. Chính lúc này những vấn đề và câu hỏi về cách tính giờ làm việc sao cho đúng bắt đầu xuất hiện.
Tình hình sẽ khác khi bạn làm việc trong hệ thống thời gian làm việc tương đương hoặc gián đoạn. Trong trường hợp này, nguyên tắc tính ngày làm việc có thể khác nhau. Ví dụ, trong hệ thống thời gian làm việc tương đương, bạn có thể làm việc hơn 8 giờ mỗi ngày, nhưng tổng số giờ trong kỳ tính toán không được vượt quá trung bình 8 giờ mỗi ngày. Nó giống như ngân sách – bạn có thể chi nhiều hơn trong một ngày, nhưng phải cân đối lại bằng cách chi ít hơn vào những ngày khác.
Khi nào xảy ra vi phạm ngày làm việc?
Vi phạm ngày làm việc nghe có vẻ nghiêm trọng, đúng không? Và thật sự, đây không phải là điều có thể xem nhẹ. Vi phạm xảy ra khi nhân viên bắt đầu làm việc trong thời gian của ngày làm việc trước đó hoặc khi thời gian làm việc của họ vượt quá 13 giờ trong một ngày làm việc.
Việc vượt quá tiêu chuẩn thời gian làm việc có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Trong thực tế, điều này có nghĩa là nếu ngày làm việc của bạn bắt đầu lúc 8:00, thì ngày tiếp theo bạn không thể bắt đầu làm việc sớm hơn 8:00, trừ khi bạn làm việc trong hệ thống thời gian làm việc gián đoạn.
Hãy tưởng tượng Zosia làm việc tại một công ty logistics, nơi lịch làm việc thường xuyên thay đổi. Một ngày, Zosia bắt đầu làm việc lúc 7:00 và kết thúc lúc 15:00. Ngày hôm sau, sếp của cô ấy yêu cầu cô đến sớm hơn – lúc 6:00. Zosia đồng ý, nhưng không biết rằng như vậy cô đã vi phạm ngày làm việc của mình. Ngay cả khi sếp tính phụ cấp cho giờ làm thêm, vi phạm ngày làm việc vẫn có thể dẫn đến việc bị phạt cho người sử dụng lao động.
Làm việc ngoài giờ và ngày làm việc
Khi nói về giờ làm thêm, chúng ta phải nhớ rằng chúng có mối liên hệ chặt chẽ với ngày làm việc. Giờ làm thêm là thời gian làm việc vượt quá tiêu chuẩn quy định trong Bộ luật Lao động. Công việc ngoài giờ được quy định bởi Bộ luật Lao động, nhấn mạnh rằng nó không thể được lên kế hoạch trước và chỉ được phép trong các tình huống đặc biệt, chẳng hạn như bảo vệ tài sản, sức khỏe con người hoặc khi khắc phục sự cố. Trong những trường hợp như vậy, người sử dụng lao động có trách nhiệm tính thêm các khoản phụ cấp tương ứng vào tiền lương.
Hãy nhớ! Nếu bạn vượt quá 8 giờ làm việc trong ngày, mỗi giờ làm thêm sẽ được tính là giờ làm thêm. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là làm thêm giờ nên là ngoại lệ, không phải là quy tắc. Do đó, bạn nên chú ý ngay từ giai đoạn lập kế hoạch làm việc.
Ngày làm việc trông như thế nào trong hệ thống thời gian làm việc gián đoạn?
Hệ thống thời gian làm việc gián đoạn là một trong những mô hình linh hoạt cho phép nghỉ ngơi trong ngày và được tính vào thời gian làm việc. Việc bắt đầu làm việc lại trong cùng một ngày không được tính là làm thêm giờ. Điều này có thể là một giải pháp lý tưởng, đặc biệt trong các ngành không có công việc liên tục, như trong vận tải. Tuy nhiên, trên thực tế, hệ thống này đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật lao động để tránh vi phạm ngày làm việc.
Ví dụ, nếu bạn làm việc trong hệ thống thời gian làm việc gián đoạn, bạn có thể có một khoảng nghỉ dài trong ngày, nhưng ngày làm việc của bạn sẽ được tính từ thời điểm bạn bắt đầu làm việc lần đầu tiên trong ngày đó. Điều này rất quan trọng để không vi phạm quy định về thời gian làm việc tối đa trong một ngày làm việc.
Trách nhiệm của người sử dụng lao động
Làm việc ngoài giờ chỉ có thể được biện minh trong những trường hợp đặc biệt, như khi cần thực hiện các hoạt động cứu hộ. Người sử dụng lao động không tuân thủ các quy định về ngày làm việc có nguy cơ chịu không chỉ các hình phạt tài chính mà còn cả sự không hài lòng từ phía nhân viên.
Đáng tiếc, sai sót trong việc tính toán ngày làm việc xảy ra thường xuyên hơn chúng ta mong muốn. Vì vậy, điều rất quan trọng là người sử dụng lao động phải nhận thức rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mình. Sai sót trong việc tính giờ làm việc có thể dẫn đến việc phải trả thêm phụ cấp cho giờ làm thêm, gây thêm chi phí cho công ty. Ngoài ra, vi phạm quy định có thể dẫn đến trách nhiệm vi phạm pháp luật, kéo theo các biện pháp trừng phạt bổ sung và làm mất uy tín.
Hậu quả của việc vi phạm ngày làm việc là gì?
Vi phạm ngày làm việc có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Bộ luật Lao động quy định các nguyên tắc về ngày làm việc và hậu quả của việc vi phạm. Người sử dụng lao động có thể bị buộc phải trả phụ cấp cho giờ làm thêm và phải nộp phạt do thanh tra lao động áp đặt. Hơn nữa, vi phạm này có thể dẫn đến trách nhiệm vi phạm pháp luật, kèm theo các biện pháp trừng phạt tài chính bổ sung và các vấn đề tiềm ẩn về uy tín cho công ty.
Khi nào bắt đầu ngày làm việc?
Ngày làm việc bắt đầu khi nhân viên bắt đầu làm việc theo lịch trình thời gian làm việc đã được xác định. Ví dụ, nếu nhân viên bắt đầu làm việc lúc 7:00 sáng, ngày làm việc của họ sẽ kéo dài từ 7:00 sáng ngày hôm đó đến 7:00 sáng ngày hôm sau. Mỗi nhân viên có một ngày làm việc riêng biệt, không nhất thiết phải trùng với ngày lịch.
Có thể làm việc 13 giờ trong ngày không?
Có, bạn có thể làm việc 13 giờ trong ngày, nhưng đây là thời gian làm việc tối đa được phép trong một ngày làm việc. Nên nhớ rằng thời gian này bao gồm cả giờ làm việc cơ bản và giờ làm thêm nếu có.
Để có sự linh hoạt hơn trong việc lên kế hoạch làm việc, nên xem xét áp dụng hệ thống thời gian làm việc linh hoạt.
Ý nghĩa của ngày làm việc trong quản lý thời gian làm việc
Ngày làm việc là một khái niệm có vẻ phức tạp, nhưng hiểu rõ nó là điều then chốt để quản lý thời gian làm việc đúng đắn. Người sử dụng lao động phải nhớ rằng tuân thủ các quy định về ngày làm việc không chỉ giúp họ tránh các hình phạt pháp lý mà còn xây dựng mối quan hệ tốt hơn với nhân viên.
Áp dụng các hệ thống làm việc linh hoạt như thời gian làm việc di động hoặc hệ thống làm việc gián đoạn có thể giúp tránh vi phạm ngày làm việc, nhưng điều này đòi hỏi kế hoạch hợp lý và sự hiểu biết về các quy định. Cuối cùng, việc đảm bảo tính toán đúng ngày làm việc không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là sự tôn trọng đối với nhân viên, góp phần cải thiện môi trường làm việc và tăng cường hiệu quả của cả công ty.
Lập kế hoạch làm việc không sai sót - những khuyến nghị của chúng tôi
Đối với những người muốn tránh rắc rối liên quan đến việc vượt quá tiêu chuẩn thời gian làm việc, sử dụng các công cụ hiện đại để lập kế hoạch làm việc là điều rất đáng cân nhắc. Những công cụ này không chỉ giúp tổ chức công việc dễ dàng hơn mà còn bảo vệ khỏi vi phạm quy định. Với các công cụ như Proplanum, bạn có thể yên tâm rằng việc lập kế hoạch làm việc không chỉ hiệu quả mà còn tuân thủ luật pháp.
Proplanum cung cấp các chức năng tiên tiến tự động kiểm tra xem lịch làm việc có tuân thủ Bộ luật Lao động hiện hành hay không, loại bỏ rủi ro sai sót và các hình phạt tiềm tàng. Hệ thống có thể theo dõi những thay đổi trong lịch làm việc và cảnh báo sớm về khả năng vi phạm tiêu chuẩn thời gian làm việc. Trên thực tế, điều này có nghĩa là bạn có thể tập trung vào quản lý đội ngũ, còn Proplanum sẽ lo phần còn lại.
Chương:
