Tự động hóa trong các bộ phận và nhiệm vụ cụ thể của công ty
Khả năng tự động hóa quy trình có thể áp dụng cho hầu như mọi lĩnh vực hoạt động của công ty bạn. Bạn đang tìm kiếm sự hỗ trợ cho kế toán hoặc quản lý nhân sự, hay muốn cải thiện quy trình bán hàng hoặc tiếp thị? Điều đó không phải là vấn đề - bạn cũng có thể cải thiện hoạt động của công ty trong những lĩnh vực này.
Tự động hóa quy trình kinh doanh có thể thay đổi đáng kể cách thức hoạt động của công ty bạn.
Đây là những gì nó có thể cung cấp:
- tạo và xử lý tài liệu tự động;
- tìm kiếm dữ liệu và thông tin hiệu quả;
- tạo báo cáo và dự báo;
- tối ưu hóa quy trình bán hàng;
- phân tích dữ liệu và phát hiện xu hướng;
- hiện đại hóa quy trình tài chính và kế toán;
- cải thiện giao tiếp nội bộ;
- lưu trữ điện tử tài liệu công ty;
- quản lý dự án và phân công nhiệm vụ hiệu quả cho nhân viên;
- kiểm tra hệ thống và xác định lỗi;
- chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp;
- hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực;
- theo dõi tồn kho và tự động hóa đơn đặt hàng;
- tổ chức các cuộc họp kinh doanh và chuyến đi công tác;
- quy trình hòa nhập nhân viên mới;
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là gì?
Tự động hóa quy trình kinh doanh là phương pháp tổ chức và tối ưu hóa, trong đó các nhiệm vụ, tài liệu hoặc thông tin được chuyển từ người này sang người khác, theo các quy trình xác định trong công ty. Quản lý quy trình tiên tiến nên là một trong những mục tiêu chính của mỗi công ty - theo thời gian, số hóa mang lại lợi ích cụ thể.
Bắt đầu số hóa trong công ty có thể là một thách thức, nhưng với cách tiếp cận đúng, đây là một quá trình có thể mang lại nhiều lợi ích. Điều quan trọng là xác định những khu vực sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ việc số hóa, và huy động toàn bộ đội ngũ vào quá trình này. Nên cân nhắc hợp tác với các chuyên gia, những người sẽ giúp chọn các công nghệ và công cụ phù hợp, cũng như cung cấp đào tạo cho nhân viên.
BPA, BPM và RPA - sự khác biệt là gì?
Trong số các khái niệm liên quan đến tự động hóa nhiệm vụ trong công ty, chúng ta có BPA (Tự động hóa Quy trình Kinh doanh), BPM (Quản lý Quy trình Kinh doanh) và RPA (Tự động hóa Quy trình bằng Robot). Mặc dù nhiều người không thấy sự khác biệt giữa những thuật ngữ này, nhưng thực tế chúng khác nhau về phạm vi hành động:
- BPM - quản lý quy trình kinh doanh, bao gồm thiết kế, triển khai và duy trì;
- BPA - tối ưu hóa và đơn giản hóa các quy trình hiện có;
- RPA - tự động hóa quy trình bằng robot, hoạt động ở mức giao diện người dùng của ứng dụng, tự động hóa các nhiệm vụ do nhân viên thực hiện;
Sự khác biệt cơ bản giữa BPA và RPA
- Kiểm soát:
a) trong BPA: cần thiết để tối ưu hóa và giám sát các quy trình, đặc biệt là trong bối cảnh kết quả và điều kiện kinh doanh thay đổi động;
b) trong RPA: giải pháp được tạo một lần, tự động hóa quy trình liên tục; - Công nghệ:
a) trong BPA: sử dụng các công nghệ liên quan như IoT (Internet of Things) và blockchain, nhằm tích hợp sâu hơn và tối ưu hóa;
b) trong RPA: cơ sở là học máy; - Triển khai - chi phí và thời gian:
a) trong BPA: lâu dài, đắt đỏ và phức tạp (yêu cầu phân tích và lập kế hoạch chiến lược phức tạp hơn);
b) trong RPA: nhanh chóng, rẻ và dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có; - Tác động đến tổ chức:
a) trong BPA: tối ưu hóa quy mô rộng (toàn bộ quy trình kinh doanh);
b) trong RPA: tối ưu hóa ở mức vi mô (chỉ tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình cụ thể);
quy trình kinh doanh
cách nào và quy trình nào có thể tự động hóa?
Cách nào và quy trình kinh doanh nào có thể tự động hóa?
Tự động hóa quy trình kinh doanh nên được chia thành các giai đoạn. Hãy cân nhắc những thay đổi nào và trong những khu vực nào sẽ mang lại lợi ích lớn nhất trong thời gian ngắn nhất. Đầu tiên, nên chọn các nhiệm vụ có tiêu chuẩn hóa cao, có biến động thấp - cũng chú ý đến các quy trình mà thường xảy ra lỗi con người và sử dụng trên nhiều nền tảng và hệ thống. Nhưng trước khi triển khai hệ thống mới, hãy thực hiện 5 bước ngắn nhưng quan trọng:
Bước 1 – xác định nhu cầu
Để xác minh và tìm ra các quy trình giá trị thấp trong công ty, các nhiệm vụ lặp lại và tốn thời gian cần tự động hóa, hãy thực hiện các bước sau:
- tìm kiếm nhiệm vụ thường xuyên và không yêu cầu kiến thức chuyên môn cũng như các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian của nhân viên và có giá trị thấp;
- phân tích kỹ từng giai đoạn của quy trình, để xác định và tìm ra các khu vực không hiệu quả, gây ra lỗi hoặc trì hoãn thực hiện dự án;
- xác định các quy trình có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có (như CRM hoặc ERP);
- đặt lợi ích và mục tiêu muốn đạt được (như cải thiện dịch vụ khách hàng hoặc giảm chi phí);
- đảm bảo rằng các quy trình chọn để tự động hóa là phù hợp với chiến lược và giá trị của công ty;
Bước 2 – công cụ phù hợp
Điều quan trọng là tìm hệ thống không chỉ cải thiện quy trình mà còn dễ sử dụng cho nhân viên trong công ty (có thể dễ dàng công việc hàng ngày). Hệ thống tốt nên cung cấp khả năng mở rộng và linh hoạt, để điều chỉnh theo nhu cầu thay đổi của công ty. Hơn nữa, cần chú ý đến khả năng tích hợp giải pháp mới với các công cụ và quy trình hiện có.
Bước 3 – tính linh hoạt của hệ thống
Công cụ chọn nên nhanh chóng và dễ triển khai cũng như linh hoạt. Cố gắng tìm kiếm giải pháp (hệ thống) mở - sẽ cho phép thực hiện các thay đổi và điều chỉnh, để thích ứng với tình hình thay đổi trong công ty bạn.
Bước 4 – kế hoạch tự động hóa
Đừng quá vội vàng và không thực hiện thay đổi đồng thời - bắt đầu từ các tham số chính và dần dần thêm các yếu tố khác theo nhu cầu. Hơn nữa, đừng quên rằng công cụ mới là điều chưa biết đối với nhân viên của bạn - công việc hàng ngày sẽ dễ dàng hơn với đào tạo về cách sử dụng đúng các cải tiến được triển khai.
Bước 5 – sự tham gia
Triển khai các thay đổi mới sẽ không hiệu quả nếu thiếu mở cửa giao tiếp nội bộ. Tham gia nhân viên của bạn, lắng nghe họ và cho phép họ hành động - điều này sẽ giúp phản ứng với nhu cầu của họ và chọn giải pháp phù hợp với yêu cầu của họ. Nhờ đó, quá trình triển khai sẽ nhanh hơn và mang lại lợi ích thực sự cho công ty.
Quy trình robot hóa điển hình diễn ra như thế nào?
Quy trình bắt đầu từ chọn phần mềm và chuẩn bị cơ sở hạ tầng. Sau đó, cần chọn các quy trình cần tự động hóa - khía cạnh này thường do các nhà phân tích đảm nhận, đánh giá tiềm năng tự động hóa. Đáng lưu ý là không phải mọi quy trình đều cần tự động hóa hoàn toàn (đôi khi điều này là không thể), đôi khi chỉ cần cải thiện một phần nào đó của khu vực để đạt được mục tiêu.
Sau khi chọn quy trình và chuẩn bị tài liệu cần thiết, các nhà phát triển bắt đầu tạo robot. Giai đoạn thử nghiệm là rất quan trọng - chính trong giai đoạn này phát hiện, sửa chữa và loại bỏ bất kỳ lỗi nào. Sau khi đạt được kết quả tích cực, robot chuyển sang môi trường sản xuất.
Tuy nhiên, ngay cả sau khi triển khai thành công, các quy trình kinh doanh và ứng dụng có thể thay đổi, có thể làm gián đoạn hoạt động của robot. Trong những tình huống này, cần phải cấu hình lại để đảm bảo liên tục và hiệu quả của quy trình.
tự động hóa quy trình trong công ty
lợi ích bạn nhận được?
Lợi ích của việc tự động hóa quy trình trong công ty của bạn là gì?
Tự động hóa quy trình kinh doanh là một bước tiến vào tương lai, cho phép công ty của bạn hoạt động hiệu quả và chính xác hơn. Các công nghệ hiện đại có thể tối ưu hóa hoạt động, giảm chi phí và tăng năng suất, bất kể quy mô hoạt động. Tự động hóa quy trình là đầu tư vào tương lai của công ty, cho phép:
- tiết kiệm tài chính - tự động hóa có thể giảm chi phí vận hành của công ty đến 30%;
- tăng tốc độ hoạt động - các nhiệm vụ cần sự can thiệp của con người được thực hiện trong thời gian ngắn;
- tăng hiệu suất và chất lượng dịch vụ - khả năng phản ứng nhanh chóng với nhu cầu của khách hàng hoặc đối tác tiềm năng mà không làm tăng thêm gánh nặng cho nhân viên;
- giảm thiểu lỗi - loại bỏ lỗi con người đến mức tối thiểu, đặc biệt trong các nhiệm vụ yêu cầu nhập liệu và phân tích dữ liệu chính xác;
- tăng tốc độ thực hiện - cải thiện giao tiếp nội bộ và quy trình phân công nhiệm vụ;
- thích ứng nhanh với thay đổi - hệ thống hoạt động liên tục, phản ứng với nhu cầu bất kỳ lúc nào;
- giám sát quy trình - đặc biệt quan trọng đối với đội ngũ quản lý, có thể giám sát toàn diện luồng công việc;
- tăng tính cạnh tranh - công ty sử dụng tự động hóa có thể thích ứng nhanh với thay đổi thị trường, mang lại lợi thế cạnh tranh;
Làm thế nào để chuẩn bị cho việc tự động hóa quy trình kinh doanh?
Tự động hóa quy trình kinh doanh là một khoản đầu tư không chỉ yêu cầu tài chính mà còn đòi hỏi sự tham gia của thời gian nhân viên. Không có sự chuẩn bị đúng đắn, đầu tư thời gian làm việc và cam kết vào quá trình triển khai, ngay cả hệ thống tốt nhất cũng không hoạt động hiệu quả. Hãy nhớ xem xét các khả năng mà hệ thống cung cấp và liệu nó có thân thiện với người dùng cả nhân viên có kỹ năng cao và nhân viên tuyến đầu hay không.
Tự động hóa quy trình trong công việc hàng ngày - chúng tôi khuyến nghị gì?
Sử dụng công cụ dành riêng trong công ty của bạn, cho phép tự động hóa quy trình kinh doanh mang lại nhiều lợi ích không chỉ "bây giờ", mà còn "ngày mai". Một trong những công cụ đó là Proplanum, kết hợp nhiều chức năng trong một nơi. Sự linh hoạt của các mô-đun sẽ cải thiện các hoạt động hàng ngày.
Nhờ mô-đun lập lịch công việc, bạn sẽ nhanh chóng và dễ dàng tạo lịch trình cho tuần, hai tuần hoặc thậm chí một tháng. Xác minh tự động với quy định của luật lao động sẽ thông báo cho bạn về bất kỳ lỗi và không chính xác nào. Hơn nữa, chức năng quản lý nhiệm vụ cho phép lập kế hoạch hiệu quả công việc và trách nhiệm hàng ngày. Ngoài ra, nhân viên được thông báo liên tục về các mục nhập mới, nhờ đó họ sẽ có cái nhìn rõ ràng về những gì đang diễn ra trong công ty.
Tự động hóa là một quá trình đáng xem xét kỹ lưỡng và thử áp dụng trong công ty của bạn. Lựa chọn cân nhắc sau khi phân tích kỹ lưỡng có thể cải thiện hoạt động của tổ chức trên nhiều mặt và nâng cao vị thế của công ty trên thị trường.
Chương:
