Automatyzacja procesów w firmie – kompleksowy przewodnik dla dużych firm

Automatyzacja w konkretnych działach i zadaniach firmy

Możliwość automatyzacji procesów istnieje dla niemal każdego obszaru działalności Twojej firmy. Szukasz wsparcia dla księgowości lub kadry zarządzającej, a może chciałbyś usprawnić procesy sprzedaży lub marketingu? To nie stanowi problemu - również w tych sferach możesz usprawnić funkcjonowanie firmy.

Automatyzacja procesów biznesowych może znacząco przekształcić sposób działania Twojej firmy.
Oto, co może zaoferować:

• automatyczne tworzenie i przetwarzanie dokumentacji;
• efektywne wyszukiwanie danych i informacji;
• generowanie raportów i prognoz;
• optymalizacja procesów sprzedażowych;
• analiza danych i wykrywanie trendów;
• modernizacja procesów finansowych i księgowych;
• ulepszanie komunikacji wewnętrznej;
• elektroniczne archiwizowanie dokumentacji firmowej;
• zarządzanie projektami i efektywne przydzielanie zadań pracownikom;
• testowanie systemów i identyfikacja błędów;
• profesjonalna obsługa klienta;
• wsparcie w zarządzaniu zasobami ludzkimi;
• monitorowanie stanów magazynowych i automatyzacja zamówień;
• organizacja spotkań biznesowych i podróży służbowych;
• procesy adaptacji nowo zatrudnionych pracowników;

Na czym polega automatyzacja procesów?

Automatyzacja procesów biznesowych to metoda organizacji i optymalizacji, w ramach której zadania, dokumenty lub informacje przekazywane są od jednego uczestnika do kolejnego, według określonych procesów w firmie. Zaawansowane zarządzanie procesami powinno być jednym z głównych celów każdej firmy - w perspektywie czasu cyfryzacja przynosi namacalne korzyści.

Rozpoczęcie cyfryzacji w firmie może wydawać się wyzwaniem, ale z odpowiednim podejściem jest to proces, który może przynieść wiele korzyści. Kluczowe jest zidentyfikowanie obszarów, które najbardziej skorzystają na digitalizacji, oraz zaangażowanie całego zespołu w ten proces. Warto rozważyć współpracę z ekspertami, którzy pomogą wybrać odpowiednie technologie i narzędzia, a także zapewnić szkolenia dla pracowników.

BPA, BPM a RPA – jakie są różnice?

Wśród pojęć związanych z automatyzacją zadań w firmie wyróżniamy BPA (Business Process Automation), BPM (Business Process Management) i RPA (Robotic Process Automation). Mimo iż wielu ludzi nie widzi różnicy między tymi terminami, to w rzeczywistości różnią się one realizowanym zakresem działań:

• BPM - zarządzanie procesami biznesowymi, które obejmuje ich projektowanie, wdrażanie i utrzymanie;
• BPA - optymalizacja i uproszczanie istniejących już procesów;
• RPA - automatyzacja procesów robotycznych, działająca na poziomie interfejsu użytkownika aplikacji, automatyzująca zadania wykonywane przez pracowników;

Podstawowe różnice między BPA a RPA

• Kontrola:
  a) w BPA: jest niezbędna do optymalizacji i nadzorowania procesów, w szczególności w świetle dynamicznie zmieniających się wyników i warunków biznesowych;
  b) w RPA: rozwiązania są tworzone raz, które automatyzują proces w sposób ciągły;
• Technologia:
  a) w BPA: wykorzystuje technologie powiązane ze sobą - IoT (Internet of Things) i blockchain, w celu głębszej integracji i optymalizacji;
  b) w RPA: podstawą działań jest uczenie maszynowe;
• Wdrożenie - koszt i czas:
  a) w BPA: długie, drogie i skomplikowane (wymaga znacznie bardziej złożonej analizy i planowania strategicznego);
  b) w RPA: szybkie, tanie i łatwe do integracji z istniejącymi systemami;
• Wpływ na organizację:
  a) w BPA: optymalizacja dotyczy szerokiej skali (całego procesu biznesowego);
  b) w RPA: optymalizacja działa na poziomie mikro (automatyzuje wyłącznie określone zadania i procesy);

procesy biznesowe
jak i które można poddać automatyzacji?

Który proces kwalifikuje się do automatyzacji?

Automatyzację procesów biznesowych warto rozłożyć w czasie na etapy. Warto zastanowić się jakie zmiany i w których obszarach przyniosą największe korzyści w najkrótszym czasie. W pierwszej kolejności dobrym pomysłem będzie wybranie zadań wysoce ustandaryzowanych, które cechują się niewielką zmiennością - zwróć także uwagę na procesy, w których często pojawiają się ludzkie błędy i których wykorzystanie odbywa się na wielu platformach i w wielu systemach. Zanim jednak wdrożysz nowy system, wykonaj 5 krótkich, ale kluczowych kroków:

Krok 1 – identyfikacja potrzeb

W celu weryfikacji i potrzeb znalezienia małowartościowych procesów w firmie, zadań powtarzalnych i czasochłonnych, które wymagają automatyzacji, warto wykonać poniższe czynności:

• wyszukaj zadania rutynowe i niewymagające specjalistycznej wiedzy oraz te, które pochłaniają dużo czasów pracowników i mają niską wartość dodatnią;
• dokładnie poddaj analizie każdy etap procesu, w celu identyfikacji i znalezienia obszarów nieefektywnych, powodujące błędy lub opóźnienia realizacji projektu;
• określ procesy, które mogą być łatwo zintegrowane z obecnymi systemami (np. CRM lub ERP);
• ustal korzyści i cele, które chcesz osiągnąć (np. poprawa obsługi klienta lub ograniczenie kosztów);
• upewnij się, że wybrane procesy do automatyzacji są zgodne ze strategią i wartościami firmy;

Krok 2 – odpowiednie narzędzia

Ważną kwestią jest znalezienie systemu, który nie tylko usprawni procesy, ale także będzie intuicyjny dla pracowników w firmie (może to znacząco ułatwić codzienną pracę). Dobrze dobrany system powinien oferować skalowalność i elastyczność, w celu jego dostosowania do zmieniających się potrzeb firmy. Co więcej, warto zwrócić uwagę na możliwość integracji nowego rozwiązania z istniejącymi już narzędziami i procesami.

Krok 3 – elastyczność systemu

Wybrane narzędzie powinno być szybkie i proste do wdrożenia oraz być elastyczne. Staraj się szukać rozwiązań (systemów) otwartych - umożliwią one wprowadzenie modyfikacji i zmian, aby zaadaptować się do zmiennej sytuacji w Twojej firmie.

Krok 4 – plan automatyzacji

Nie daj się ponieść i nie wprowadzaj zmian jednocześnie - rozpocznij od kluczowych parametrów i stopniowo dodawaj kolejne elementy w zależności od potrzeb. Co więcej nie zapominaj, że dla Twoich pracowników narzędzie jest nowe i nieznane - codzienną pracę z pewnością ułatwią szkolenia z prawidłowego wykorzystania wprowadzonych ulepszeń.

Krok 5 – zaangażowanie

Wdrożenie nowych zmian nie odbędzie się efektywnie bez otwartości na komunikację wewnętrzną. Zaangażuj swoich pracowników, słuchaj ich i pozwól im działać - pozwoli to zareagować na ich potrzeb i wybrać rozwiązanie dostosowane do ich wymagań. Dzięki temu proces wdrożenia będzie znacznie szybszy i przyniesie realne korzyści dla firmy.

Jak wygląda typowy proces robotyzacji?

Proces rozpoczyna się od wyboru oprogramowania i przygotowania infrastruktury. Następnie należy wybrać procesy, które wymagają automatyzacji - tym aspektem zazwyczaj zajmują się analitycy, oceniający potencjał automatyzacji. Warto podkreślić, że nie każdy proces wymaga pełnej automatyzacji (niekiedy jest to po prostu niemożliwe), czasami wystarczy usprawnić tylko pewien fragment obszaru, by osiągnąć zamierzony cel.

Po wyborze procesu i przygotowaniu niezbędnej dokumentacji, developrzy przystępują do stworzenia robota. Faza testów jest tutaj kluczowa - to właśnie na tym etapie wykrywa się, naprawia i eliminuje jakiekolwiek błędy. Po uzyskaniu pozytywnych rezultatów, robot przechodzi do środowiska produkcyjnego.

Jednakże, nawet po pomyślnym wdrożeniu, procesy biznesowe i aplikacje mogą ulec zmianie, co może zakłócić działanie robotów. W takich sytuacjach konieczna jest ich rekonfiguracja, aby zapewnić ciągłość i efektywność procesów.

automatyzacja procesów w firmie
co zyskujesz?

Co zyskasz decydując się na automatyzację procesów w swojej firmie?

Automatyzacja procesów biznesowych to krok w stronę przyszłości, który umożliwi Twojej firmie działać z większą efektywnością i precyzją. Nowoczesne technologie mogą zoptymalizować operacje, redukować koszty i zwiększać produktywność, niezależnie od skali działalności. Automatyzacja procesów to inwestycja w przyszłość firmy, która pozwala na:

• oszczędności finansowe - automatyzacja może przyczynić się do obniżenia kosztów operacyjnych firmy nawet o 30%;
• przyspieszenie operacji - zadania, które wymagały interwencji człowieka są wykonywane w krótkim czasie;
• zwiększenie efektywności i jakości obsługi - możliwość szybszej reakcji na potrzeby klientów lub potencjalnych kontrahentów bez dodatkowego obciążenia pracowników;
• minimalizację błędów - eliminuje ludzkie błędy do minimum w szczególności w przypadku zadań wymagających precyzyjnego wprowadzenia i analizy danych;
• przyspieszenie terminu realizacji - usprawnia komunikację wewnętrzną i  proces przydzielania zadań;
• szybkiej adaptacji do zmian - system działa nieprzerwanie, reagując na potrzeby o każdej porze;
• monitorowanie procesów - szczególnie ważne dla kadry zarządzającej, która w sposób kompleksowy może monitorować przepływ pracy;
• zwiększenie konkurencyjności - firma wykorzystujące automatyzację są w stanie szybciej adaptować się do zmian rynkowych, co daje im przewagę konkurencyjną;

Jak przygotować się do automatyzacji procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych to inwestycja, która wymaga nie tylko nakładów finansowych, ale także zaangażowania czasowego pracowników. Bez odpowiedniego przygotowania, nakładu czasu pracy i zaangażowania w proces wdrożenia, nawet najlepszy system nie będzie działał efektywnie. Pamiętaj także o uwzględnieniu możliwości, jakie oferuje system i czy będzie on intuicyjny w użytkowaniu przez pracowników zarówno wysoko wykwalifikowanych, jak i liniowych.

Automatyzacja procesów w codziennej pracy – co polecamy?

Zastosowanie dedykowanego narzędzia w Twojej firmie, które pozwoli na automatyzację procesów biznesowych niesie ze sobą wiele korzyści nie tylko "teraz", ale także "jutro". Jednym z nich jest Proplanum, które skupia w sobie działanie wielu funkcji w jednym miejscu. Elastyczność posiadanych modułów usprawnią codzienne czynności.

Dzięki modułowi grafiku pracy w szybki i prosty sposób będziesz w stanie stworzyć harmonogram na tydzień, dwa, a nawet na miesiąc. Automatyczna weryfikacja z przepisami kodeksu pracy poinformuje Cię o ewentualnych błędach i nieścisłościach. Co więcej funkcja menadżera zadań umożliwi efektywne planowanie codziennej pracy i obowiązków. Dodatkowo pracownik informowany jest na bieżąco o nowo wprowadzonym wpisie, dzięki czemu będzie miał wgląd co aktualnie dzieje się w firmie.

Automatyzacja to proces, któremu warto się bliżej przyjrzeć i spróbować zastosować go w swojej firmie. Przemyślany wybór po dokładnej analizie jest w stanie usprawnić działania organizacji na wielu płaszczyznach i zwiększyć jej pozycję na rynku.