Listopad to intensywny miesiąc – święta 1 i 11 listopada, długi weekend i rosnący ruch przedświąteczny wymagają starannego układania grafiku pracy. W naszym artykule dowiesz się, jak efektywnie zorganizować czas pracy w tym okresie, uwzględniając zarówno dni wolne, jak i wzmożoną aktywność w kluczowych branżach. Sprawdź, jak sprawnie zarządzać zespołem i zapewnić ciągłość pracy!
Wymiar czasu pracy 2024 - listopad w grafiku pracy
Dla osób zatrudnionych na umowie o pracę zasady są jasno określone w kodeksem pracy. Na pełnym etacie czas pracy nie może przekraczać 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo, przy przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.
Obliczenie wymiaru czasu pracy - ile godzin pracy na listopad?
Krok 1
Mówiliśmy już, że podstawową normą w danym okresie rozliczeniowym jest 40 godzin tygodniowo. Pomnóż teraz tę liczbę przez liczbę tygodni przypadających do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym. To da ci ogólną liczbę godzin do przepracowania.
Krok 2
Dodaj godziny za dni robocze, które pozostały do końca okresu rozliczeniowego. W listopadzie 2024 roku mamy 18 dni roboczych, co daje 144 godziny pracy: 3 pełne tygodnie pracy oraz dodatkowe dni robocze.
40 godzin tygodniowo x 3 tygodnie + 8 godzin za każdy z 3 dodatkowych dni roboczych.
W listopadzie przypadają dwa dni świąteczne (wolne od pracy) – 1 i 11 listopada. To oznacza łącznie 19 dni roboczych i 11 dni wolnych od pracy.
Ile wynosi wymiar czasu pracy dla poszczególnych etatów?
Nie w każdym systemie czasu pracy godziny będą wyglądać tak samo. Dla pracowników zatrudnionych na niepełnym etacie liczba godzin do przepracowania proporcjonalnie się zmniejsza:
- ½ etatu: 72 godziny pracy;
- ¼ etatu: 36 godzin pracy;
- ⅛ etatu: 18 godzin pracy;
Pamiętaj! W listopadzie są dwa dni wolne ustawowo - 1 listopada (Wszystkich Świętych) oraz 11 listopada (Narodowe Święto Niepodległości) - skracają one całkowitą liczbę godzin do przepracowania w tym miesiącu, co sprawia, że planowanie pracy jest utrudnione, nawet dla pracowników na niepełnym etacie.
Z jakim wyprzedzeniem musi być grafik pracy?
Pracodawca ma obowiązek udostępnić pracownikom grafik pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy. Dzięki temu każdy może z wyprzedzeniem zaplanować swoje obowiązki, co przekłada się na mniejsze zamieszanie i lepszą organizację. Pracownicy powinni mieć możliwość dzielenia się swoimi uwagami i sugestiami dotyczącymi grafiku, dlatego warto stworzyć przestrzeń do rozmowy.
Jaka kara za brak grafiku pracy?
Pracodawcy, którzy nie przestrzegają grafiku pracy, mogą zostać ukarani grzywną od 1.000 zł do nawet 30.000 zł. W przypadku uporczywych naruszeń sprawa może trafić do sądu, grożąc grzywną, ograniczeniem wolności lub nawet więzieniem do 2 lat. Przestrzeganie grafiku to nie tylko obowiązek, ale też unikanie poważnych konsekwencji!
Gdzie możemy spodziewać się zwiększonego ruchu?
Black Friday
Black Friday (czarny piątek) - to czas, kiedy ruch w handlu i e-commerce osiąga szczyt. Dla tych, którzy nie są w temacie Black Friday to coroczne, duże wydarzenie zakupowe, które odbywa się w ostatni piątek listopada - w tym roku przypada 29 listopada. Dla niektórych to "święto" niskich cen, promocji i wyprzedaży, zarówno w sklepach stacjonarnych, jak i internetowych.
W niektórych branżach, takich jak elektronika czy moda, zamówienia mogą wzrosnąć nawet o kilkaset procent! Dlatego kluczowe jest przygotowanie się na zwiększone zapotrzebowanie na pracowników, zwłaszcza w tygodniu poprzedzającym to wydarzenie. Sklepy, zarówno online, jak i stacjonarne, często wdrażają dodatkowe zmiany oraz zatrudniają sezonowych pracowników, aby obsłużyć wzmożony ruch i uniknąć chaosu. Dzięki temu firmy mogą szybko reagować na nagłe wzrosty popytu, zapewniając sprawną obsługę klienta.
Uwaga!
- Wzmożony ruch i duża liczba zamówień mogą szybko przeciążyć standardowy zespół. W tym okresie warto rozważyć zwiększenie liczby pracowników nie tylko stacjonarnych, ale także magazynowych i dostawców, aby uniknąć pracy w godzinach nadliczbowych (nadgodzinach).
- Pracodawca powinien również uwzględnić liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności, aby odpowiednio wcześniej przekazać informacje o jakiejkolwiek zmianie rozkładu czasu pracy swoim pracownikom, aby mieli oni czas zapoznać się i dostosować do niej przed rozpoczęciem pracy.
Przedświąteczne zakupy
Listopad to czas, kiedy powoli zaczyna się okres przedświąteczny, a wraz z nim rośnie ruch – zwłaszcza w internecie. Coraz więcej osób wybiera zakupy online, co sprawia, że branża e-commerce notuje największe wzrosty sprzedaży. W 2023 roku zakupy przez internet stanowiły aż 40% całkowitej sprzedaży świątecznej, a prognozy na 2024 sugerują, że ta liczba może jeszcze wzrosnąć. Wysoki popyt generuje także większe obciążenie dla zakładów produkcyjnych, które muszą nadążyć z dostarczaniem towarów.
Pamiętaj! Przy planowaniu harmonogramu pracy uwzględnij wszystkie możliwe scenariusze, które mogą wymagać natychmiastowej reakcji - od szybkiego i sprawnego usunięcia awarii do konieczności prowadzenia akcji ratowniczej.
Zarządzanie zespołem w okresie wzmożonego ruchu
Udzielanie urlopów
Listopad to miesiąc, w którym wielu pracowników może ubiegać się o urlopy - zwłaszcza w związku ze świętami. W tym roku święto 1 listopada oraz 11 listopada przypada kolejno w piątek i w poniedziałek. Ta kombinacja stwarza idealną okazję długiego weekendu, który Twoi pracownicy mogą wydłużyć o kilka dodatkowych dni, a to oznacza dużą liczbę wniosków w krótkim czasie.
Jak możesz uniknąć chaosu we wnioskach?
Są na to dwa sposoby:
- Wyznacz terminy i zasady dotyczące dni wolnych w tym okresie i odpowiednio wcześniej przekaż swoim pracownikom wszystkie niezbędne informacje dotyczące warunków składania wniosków.
- Wprowadź systemy automatyzujące proces składania i akceptacji urlopów - przyspieszysz cały proces, unikniesz błędów i nieporozumień. Twoi pracownicy również będą mieli wgląd nie tylko we wnioski, ale także w ich limity.
Delegowanie zadań
To coś więcej niż zwykła lista zadań. W okresie dużego obciążenia trzeba rozumieć jak ważne jest ustalanie i wyznaczanie priorytetów. To pozwoli Tobie wyznaczyć zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi, a które z nich mogą poczekać.
Porada: Dla ułatwienia możesz zacząć od wypisania umiejętności i kompetencji pracowników oraz ich aktualnego obciążenia pracą - pozwoli to zweryfikować kto może podjąć się dodatkowych obowiązków.
Komunikacja wewnętrzna
Zwiększony ruch to czas, kiedy kluczowe jest stosowanie sprawdzonych metod komunikacji, które pozwolą na szybką wymianę informacji. Coraz częściej stosowaną praktyką jest wykorzystanie platformy komunikacyjnej, która jest zintegrowana z systemem zarządzania - ich głównym atutem są automatyczne powiadomienia, dzięki którym żadna wprowadzona informacja (ta mniejsza lub większa) nie zostanie pominięta, a ich przekaz nie będzie opóźniony.
Przyszłość zarządzania pracą – jak sztuczna inteligencja zmienia organizację czasu pracy
Nowoczesne systemy, które są dostępne na rynku coraz częściej łączą funkcjonalności narzędzi do planowania czasu pracy ze sztuczną inteligencją. Dzięki integracji z innymi narzędziami, jak systemy rejestracji czasu pracy czy platformy komunikacyjne, systemy zarządzania pracą stają się centralnym punktem zarządzania w firmie, eliminując konieczność korzystania z różnych, rozproszonych narzędzi.
Zintegrowany w ten sposób system oferuje swoim użytkownikom znacznie bardziej zaawansowane funkcje - rozbudowane opcje analityczne, które na podstawie danych historycznych prognozują i przewidują obciążenie pracą w określonych miesiącach.
Dzięki temu możesz lepiej przygotować się do zwiększonego ruchu w firmie, unikając ryzyka obniżenia jakości obsługi lub przestojów produkcyjnych. Co więcej pracownicy w takich systemach mogą zgłaszać swoją dostępność, więc wtedy, kiedy potrzeba kilku dodatkowych osób - wygodnie możesz sprawdzić kto może pracować.
Co zyska Twój pracownik?
Wprowadzenie inteligentnych rozwiązań dają pracownikom możliwość stałego dostępu do swoich grafików, zadań i urlopów, co zwiększa ich zadowolenie i elastyczność. W dobie rosnących oczekiwań pracowników i dynamicznie zmieniającego się rynku, takie rozwiązania technologiczne stanowią ogromne wsparcie dla firm, które muszą sprostać wyzwaniom związanym z zarządzaniem zespołem i pracą w intensywnych okresach, takich jak listopad.
Kto może usprawnić działanie w Twojej firmie?
Na rynku dostępnych jest wiele systemów, które mogą znacząco ułatwić zarządzanie firmą w trudnych okresach. Jednym z takich rozwiązań jest system Proplanum, który pozwala pracownikom składać elektroniczne wnioski urlopowe oraz monitorować dostępne dni wolne. Wszystkie dane są zebrane w jednym miejscu – kierownik może szybko zatwierdzić lub odrzucić wnioski, bez zbędnych formalności.
Co więcej, pracownicy sami widzą, ile dni urlopu im pozostało, dzięki czemu nie muszą kontaktować się z działem kadr. To eliminuje konieczność weryfikacji przez kadry i pozwala uniknąć sytuacji, w której firma musi płacić za niewykorzystane dni wolne.
Dodatkowo, system Proplanum oferuje także funkcję delegowania zadań. Dzięki niej kierownicy mogą łatwo i szybko przypisywać zadania poszczególnym członkom zespołu, a następnie śledzić ich status wykonania. Pozwala to menedżerom mieć pełen wgląd w to, co zostało zrobione, a co jeszcze wymaga uwagi.
Ciekawostka: Proplanum oferuje także aplikację mobilną, z której pracownicy mogą korzystać na co dzień. Składanie wniosków i zarządzanie zadaniami przez telefon jest proste i szybkie, a ponieważ każdy ma telefon, dostęp do aplikacji będzie błyskawiczny i na wyciągnięcie ręki.
Rozdziały:
