Wymiar czasu pracy 2025  - praktyczny przewodnik dla pracodawców

‍

Właściwe zarządzanie wymiarem czasu pracy to klucz do efektywności każdej firmy. Zrozumienie przepisów, norm oraz możliwości dostosowania godzin i dni pracy może przynieść korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. W naszym artykule omówimy, jak odpowiednio planować czas pracy, jakie przepisy warto znać oraz jak optymalnie dostosować harmonogram do specyfiki Twojej branży. Sprawdź, jak zapewnić firmie płynność działania, jednocześnie dbając o przestrzeganie obowiązujących regulacji, w tym regulacji dotyczących pracownika zatrudnionego w różnych formach zatrudnienia. Warto również zwrócić uwagę na zmiany w przepisach dotyczących czasu pracy 2025, które weszły w życie.

‍

Definicja czasu pracy

‍

W przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy wymiar czasu pracy oznacza okres, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy wynikającej z jego obowiązków. Pracownik pozostaje w gotowości od godziny rozpoczęcia pracy do końca okresu rozliczeniowego, a czas ten nie obejmuje godzin dojazdu z miejsca zamieszkania do zakładu pracy i z powrotem.

Warto wiedzieć: Czas dojazdu nie wlicza się do czasu pracy ani nie podlega dodatkowej płatności. Liczy się od momentu rozpoczęcia pracy w zakładzie.

‍

Jakie są wymiary czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy?

‍

W przyjętym okresie rozliczeniowym, w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, normy czasu pracy określają, ile godzin pracy udzielonym pracownikowi musi być przepracowane.

Według przepisów zawartych w Kodeksie pracy wynoszą one odpowiednio:

• norma dobowa - 8 godzin na dobę;
• norma tygodniowa - przeciętnie 40 godzin na tydzień;

Czas pracy w 2025 roku obejmuje liczbę dni roboczych, godzin pracy oraz dni wolne, co ma istotne znaczenie dla planowania czasu pracy w nadchodzącym roku.

Każdy pracodawca musi ustalić rozkład czasu pracy obejmujący pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy oraz uwzględniający liczbę tygodni przypadających na dany okres rozliczeniowy (przedział czasu, w którym dokonuje się rozliczenia czasu pracy - dostosowana do specyfiki danej branży). Na jej podstawie obliczany jest wymiar czasu pracy pracownika.

Czas pracy 2025 roku przy planowaniu godzin pracy wymaga uwzględnienia takich czynników jak miesiąc, liczba dni pracujących, a także liczba godzin pracy oraz dni wolnych. Dzięki temu pracodawcy mogą dostosować harmonogramy pracy do wymagań przepisów oraz specyfiki danego okresu rozliczeniowego.

‍

Co wpisać w wymiar czasu pracy - jak go obliczyć?

‍

W pierwszej kolejności należy pomnożyć 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w danym okresie rozliczeniowym. Następnie do otrzymanego wyniku dodajemy liczbę dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, które przypadają od poniedziałku do piątku pomnożoną przez 8 godzin. Aby obliczyć wymiar czasu pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, należy uwzględnić wszystkie dni robocze oraz święta, które przypadają w danym okresie rozliczeniowym.

Uwaga! Każde święto określone jako dzień wolny od pracy, przypadające w danym okresie rozliczeniowym w dniu innym niż niedziela, obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

‍

Ile godzin pracy w 2025 roku?

Ile dni roboczych będzie w 2025 roku?

‍

W 2025 roku w Polsce nastąpi istotna zmiana w wymiarze czasu pracy – Wigilia Bożego Narodzenia stanie się dniem wolnym od pracy. W związku z tym liczba dni roboczych w nadchodzącym roku wyniesie 249. Dla osób zatrudnionych na pełny etat, pracujących 8 godzin dziennie, oznacza to łącznie 1992 godziny pracy. Zmiana ta wpłynie zarówno na organizację pracy, jak i na planowanie czasu wolnego.

‍

Lista świąt, które są dniami wolnymi od pracy:

‍

W przypadku pracowników pracujących w mniejszym wymiarze etatu, liczba godzin do przepracowania zmniejsza się proporcjonalnie do wymiaru czasu (np. ½ etatu, ¼ etatu lub ⅛ etatu). Znaczenie dni wolnych od pracy w kontekście planowania wymiaru czasu pracy na rok 2025 jest kluczowe, ponieważ wpływa na liczbę dni roboczych oraz dni wolnych, które obowiązują w danym okresie rozliczeniowym.

‍

‍

Ważne! Czas pracy może być modyfikowany przez dodatkowe przepisy. Czas pracy pracowników do 16 roku życia nie może przekraczać 6 godzin na dobę. W 2025 roku liczba dni wolnych w poszczególnych miesiącach oraz wpływ tych dni na wymiar czasu pracy dla pracowników, w tym szczegółowe dane o świętach państwowych i niedzielach, są istotne dla prawidłowego planowania.

‍

Nocny czas pracy

‍

Godziny pracy pracujących w nocy, którzy wykonują pracę szczególnie niebezpieczne albo związane z dużym wysiłkiem umysłowym lub fizycznym nie może przekraczać 8 godzin na dobę. Ograniczenia te nie będą dotyczyły dwóch grup pracowniczych:

• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy;
• prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;

Rozkład czasu pracy dla pracownika pracującego w nocy obejmuje co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej w każdej dobie lub jego ¼ czasu w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną;

‍

Okres odpoczynku i przerwy w pracy

‍

Odpoczynek dobowy

‍

Każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę przysługuje 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Może on zostać skrócony w wyjątkowych sytuacjach, takich jak:

• Praca głównych księgowych,
• Kierowanie zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
• Akcje ratownicze w celu ochrony życia, zdrowia, mienia lub środowiska.

Ważne: Skrócony odpoczynek musi być zrekompensowany równoważnym czasem odpoczynku w innym terminie w okresie rozliczeniowym.

‍

Odpoczynek tygodniowy

‍

Pracownikom przysługuje zgodnie z Kodeksem Pracy 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, który obejmuje co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego.

Tygodniowy odpoczynek powinien przypadać w niedzielę (24 godziny od 06:00 lub innej godziny ustalonej przez pracodawcę). W przypadku pracy w niedzielę, odpoczynek można wyznaczyć w innym dniu tygodnia.

Ograniczenie odpoczynku do 24 godzin jest możliwe w sytuacjach:

• Akcji ratowniczych,
• Zmiany pory pracy w związku z rozkładem czasu pracy,
• Kierowania zakładem w imieniu pracodawcy.

Uwaga: Młodociani mają prawo do odpoczynku wynoszącego 48 godzin, obejmującego niedzielę.

‍

Przerwy w pracy

• 15 minut – przy pracy co najmniej 6 godzin dziennie.
• 30 minut – dla młodocianych pracujących co najmniej 4,5 godziny dziennie.
  Obie przerwy są wliczane do czasu pracy.

Pracodawca może wprowadzić dodatkową przerwę do 60 minut (niewliczaną do czasu pracy) na posiłek lub sprawy osobiste, zgodnie z regulaminem.

W warunkach uciążliwych lub szkodliwych można:

• skrócić normy czasu pracy,
• wprowadzić dodatkowe przerwy wliczane do harmonogramu.

Przy pracy monotonnej lub w ustalonym tempie przerwy wliczane do czasu pracy mogą skracać czas pracy.

‍

Systemy czasu pracy

‍

Wybór odpowiedniego systemu czasu pracy jest kluczowy dla efektywności firmy i satysfakcji pracowników. Każdy system ma swoje własne rozwiązania, umożliwiając dostosowanie harmonogramu do potrzeb organizacji i oczekiwań pracowników. Oto najważniejsze systemy, które warto znać.

‍

Podstawowy system czasu pracy

‍

To powszechnie stosowany model, w którym praca odbywa się w ustalonych godzinach – zwykle 8 godzin dziennie i przeciętnie 40 godzin tygodniowo, z maksymalnym okresem rozliczeniowym do czterech miesięcy. Stały harmonogram zapewnia przejrzystość dla pracodawców i pracowników, ułatwiając zarządzanie czasem pracy oraz wypoczynku. Warto również zauważyć, że Wigilia jest dniem wolnym od pracy, co wynika ze zmiany przepisów dotyczących dni wolnych od pracy w Polsce.

Korzyści:

System zapewnia stabilność i ułatwia długoterminowe planowanie, sprawdzając się w branżach o przewidywalnym charakterze pracy, takich jak produkcja, usługi czy biura.

‍

Równoważny system czasu pracy

‍

System pozwala wydłużyć dobowy czas pracy do 12 godzin, a w wyjątkowych przypadkach, jak ochrona czy ratownictwo, nawet do 24 godzin. Okres rozliczeniowy wynosi standardowo miesiąc, z możliwością przedłużenia do czterech miesięcy.

Korzyści:
Sprawdza się w branżach wymagających elastyczności, umożliwiając dopasowanie godzin pracy do potrzeb oraz zapewnienie dłuższego odpoczynku pracownikom. Wymaga uzasadnienia i wewnętrznych przepisów regulujących jego stosowanie.

Praca w ruchu ciągłym

‍

System pracy w ruchu ciągłym sprawdza się tam, gdzie produkcja lub usługi muszą być nieprzerwane, jak w energetyce czy przemyśle chemicznym. Umożliwia wydłużenie tygodniowego czasu pracy do 43 godzin, z możliwością pracy do 12 godzin dziennie w niektórych tygodniach.

Korzyści:

System ten zapewnia ciągłość działania firmy i pozwala pracownikom na dodatkowe dni wolne w okresach o mniejszym zapotrzebowaniu. Przedstawienie szczegółowego zestawienia wymiaru czasu pracy w 2025 roku w konkretnym okresie rozliczeniowym pozwala na lepsze zrozumienie struktury czasu pracy w danym roku.

‍

System skróconego tygodnia pracy

‍

Pozwala na pracę krótszą niż 5 dni w tygodniu przy wydłużeniu dobowego czasu pracy do 12 godzin. Jest stosowany na wniosek pracownika i sprawdza się u osób preferujących intensywniejszą pracę w zamian za więcej dni wolnych.

Korzyści:

System ten wspiera równowagę między pracą a życiem, pozwalając efektywnie zarządzać czasem. Uwzględnia również urlopy i zwolnienia, aby dokładnie odzwierciedlić rzeczywisty czas pracy.

‍

System pracy weekendowej

‍

Pozwala na pracę w piątki, soboty, niedziele i święta, z dobowym wymiarem do 12 godzin, dostępny na wniosek pracownika. Popularny w usługach i handlu, szczególnie dla osób z obowiązkami w dni robocze.

Korzyści:
Idealny dla studentów, rodziców i osób z zajęciami w tygodniu, zapewniając elastyczność i lepsze zarządzanie czasem.

‍

System przerywanego czasu pracy

‍

Jest dedykowany stanowiskom wymagającym przerw z przyczyn organizacyjnych, np. w jednostkach pomocy społecznej. Przerwa (do 5 godzin) nie wlicza się do czasu pracy, ale pracownik otrzymuje za nią połowę wynagrodzenia za czas przestoju. System ten nie może być łączony z innymi, jak równoważny czy weekendowy.

Korzyści:

System przerywany pozwala dostosować czas pracy do zmiennych potrzeb, szczególnie w sektorze pomocy społecznej, gdzie elastyczność jest kluczowa. W 2025 roku można precyzyjnie zaplanować godziny pracy i dni wolne, co ułatwia organizację.

Tego systemu nie można łączyć z równoważnym, ciągłym, skróconym tygodniem pracy ani pracą weekendową. Nie dotyczy kobiet w ciąży i rodziców dzieci poniżej 4 lat, chyba że za ich zgodą.

‍

System zadaniowy

‍

Zapewnia pracownikowi autonomię w realizacji zadań, idealny do pracy zdalnej, kreatywnej i wymagającej samodzielności. Czas pracy i maksymalne normy godzinowe są regulowane przepisami prawa.

Korzyści:

System zadaniowy zapewnia elastyczność, umożliwiając pracownikom dostosowanie czasu pracy do swoich preferencji, co sprzyja efektywności i zaangażowaniu.

‍

Informacje dodatkowe

‍

W każdym systemie czasu pracy, jeśli jest to uzasadnione przyczynami technicznymi, obiektywnymi lub dotyczącymi organizacji pracy okres rozliczeniowy może zostać przedłużony do maksymalnie 12 miesięcy, przy jednoczesnym zachowaniu zasad ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Dla tych, co wolą obrazki - poniżej przedstawiamy maksymalny dopuszczalny czas pracy dla każdego systemu, co ułatwi i przyspieszy znalezienie kluczowych różnic.

‍

‍

‍

Rozkłady czasu pracy

Pracodawcy mogą stosować różnorodne rozkłady czasu pracy, dostosowane do specyfiki zakładu. Ich szczegóły powinny być określone w wewnętrznych przepisach, takich jak układ zbiorowy pracy, regulamin pracy lub obwieszczenie. Przedstawiamy szczegółowe zestawienia dotyczące wymiaru czasu pracy w 2025 r., w tym liczbę dni roboczych i godzin pracy w poszczególnych miesiącach.

‍

Indywidualne rozkłady

Nie wszyscy pracownicy muszą pracować według standardowych rozkładów. Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny grafik pracy w ramach systemu czasu pracy, w którym dany pracownik jest objęty.

Dodatkowo, omawiając liczbę godzin pracy i dni wolnych od pracy w poszczególnych miesiącach w 2025 roku, można podać szczegółowe zestawienia dotyczące czasu pracy w każdym miesiącu, uwzględniając zarówno dni pracujące, jak i dni wolne, co pozwala czytelnikom na dokładne zaplanowanie swojego czasu pracy.

‍

Praca zmianowa

Każdy system czasu pracy może obejmować pracę zmianową, gdzie pracownicy wykonują obowiązki w różnych porach dnia. Dodatkowo, rozkład pracy może przewidywać zmienne godziny rozpoczynania pracy lub ruchomy czas pracy, co oznacza, że pracownik samodzielnie wybiera godzinę rozpoczęcia pracy w wyznaczonym przedziale czasowym.

‍

Pamiętaj:

Elastyczne grafiki nie mogą naruszać minimalnego odpoczynku dobowego i tygodniowego. Ponadto, praca wykonana w tej samej dobie nie jest traktowana jako nadgodziny. Na koniec warto przedstawić zestawienie wymiaru czasu pracy w kontekście roku 2025, uwzględniając liczbę dni roboczych oraz dni wolnych od pracy w poszczególnych miesiącach.

‍

Dokumentowanie harmonogramu pracy

Harmonogramy pracy, sporządzane pisemnie lub elektronicznie, powinny obejmować co najmniej miesiąc i być przekazane pracownikowi tydzień przed rozpoczęciem pracy.

Pracodawca może odstąpić od sporządzania harmonogramów, gdy:

• rozkład wynika z przepisów, obwieszczenia lub umowy o pracę,
• czas pracy ustalany jest z pracownikiem w ramach zadań, z zachowaniem norm dobowej (8 godz.) i tygodniowej (40 godz.),
• pracownik wnioskuje pisemnie o ruchomy lub indywidualny czas pracy.

‍

Praca w niedzielę i święta

Niedziele i święta są wolne od pracy, z wyjątkiem sytuacji takich jak:

• akcje ratownicze (ochrona życia, zdrowia, mienia, środowiska),
• usuwanie awarii,
• remonty oraz prace w transporcie i komunikacji,
• ochrona mienia i osób,
• prace w rolnictwie i hodowli,
• system pracy ciągły lub zmianowy,
• działalność straży pożarnych i służb ratowniczych,
• prace o znaczeniu społecznym (np. gastronomia, hotelarstwo, opieka zdrowotna),
• świadczenie usług drogą elektroniczną.

Pracownicy zatrudnieni w systemie weekendowym mogą pracować w piątki, soboty, niedziele i święta. Dozwolona jest także praca zdalna dla odbiorców w krajach, gdzie te dni są robocze. Praca w niedzielę lub święto obejmuje godziny 6:00–6:00 dnia następnego, chyba że pracodawca określi inaczej. Święto Narodowe trzeciego maja przypadające na sobotę daje prawo do dodatkowego dnia wolnego.

‍

‍

Kiedy obowiązuje zakaz pracy w handlu w niedziele i święta?

Praca w placówkach handlowych w niedziele (z wyjątkiem kilku określonych niedziel w roku) oraz w święta jest zakazana. Dodatkowo w sobotę przed Wielkanocą praca jest dozwolona tylko do godz. 14:00.

‍

‍

Dni wolne za pracę w niedzielę i święta

W systemie pracy w ruchu ciągłym pracodawca musi rekompensować pracę w dni wolne.

• Za pracę w niedzielę: dzień wolny w innym dniu niż niedziela, w ciągu 6 dni.
• Za święta przypadające w okresie rozliczeniowym: dzień wolny w tym samym okresie.
• Każde święto występujące wymaga zapewnienia odpowiedniej liczby dni wolnych.
• Łączna liczba dni pracujących nie może przekroczyć norm.

Brak dnia wolnego oznacza 100% dodatek do wynagrodzenia.

Wolne niedziele
Zgodnie z Kodeksem pracy każdy pracownik powinien mieć co najmniej jedną niedzielę wolną od pracy na cztery tygodnie. Zasada ta nie dotyczy pracowników zatrudnionych w systemie weekendowym.

‍

‍

Zwolnienia od pracy

Pracodawca musi zwolnić pracownika od pracy w określonych przypadkach z zachowaniem wynagrodzenia, m.in.:

• Oddanie krwi – czas na oddanie krwi i badania,
• Wydarzenia rodzinne:
  • 2 dni – ślub pracownika, narodziny dziecka, zgon bliskiej osoby (małżonek, dziecko, rodzic),
  • 1 dzień – ślub dziecka, zgon innych bliskich (teściowie, rodzeństwo, dziadkowie),
• Obowiązkowe badania i szczepienia.

Dodatkowo:

• Wezwania przez urzędy, sądy lub policję,
• Udział w akcjach ratowniczych i szkoleniach pożarniczych (do 6 dni rocznie).

‍

Jak zgłaszać nieobecność w pracy?

‍

Pracownik musi zgłosić przyczynę i czas nieobecności z wyprzedzeniem, a w nagłych sytuacjach – do 2. dnia jej trwania. W przypadku niemożności terminowego zgłoszenia (np. choroba) dopuszcza się opóźnienie. Informację można przekazać osobiście, telefonicznie, przez osoby trzecie lub pocztą.

Usprawiedliwiają nieobecność:

• Zaświadczenie lekarskie (e-ZLA),
• Decyzja o izolacji od inspektora sanitarnego,
• Oświadczenie o konieczności opieki nad dzieckiem (do lat 8) z powodu zamknięcia placówki,
• Imienne wezwanie przez urząd lub sąd,
• Oświadczenie o podróży służbowej uniemożliwiającej odpoczynek nocny przed pracą.

‍

Dyżur

‍

Dyżur to czas, w którym pracownik pozostaje w gotowości do wykonywania pracy zgodnie z umową o pracę, ale poza normalnymi godzinami pracy 2025, w zakładzie pracy lub innym miejscu wskazanym przez pracodawcę. Czas dyżuru wlicza się do czasu pracy tylko wtedy, gdy pracownik faktycznie wykonuje pracę podczas dyżuru.

Za dyżur przysługuje czas wolny równy długości dyżuru. Jeżeli w danym miesiącu pracodawca nie może zapewnić czasu wolnego, należy wypłacić wynagrodzenie za dyżur.

Uwaga! Czas pełnienia dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego, chyba że dotyczy to osoby zarządzającej zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Dyżur nie może przekroczyć maksymalnego czasu pracy, wynikającego z przepisów o pełnym etacie.

‍

Godziny nadliczbowe

‍

Praca nadliczbowa to każda praca wykonywana ponad ustalone normy czasu pracy lub ponad przedłużony wymiar dobowy wynikający z systemu czasu pracy, jak np. w systemie równoważnym. Praca ta jest dozwolona tylko w wyjątkowych sytuacjach.

‍

Ograniczenia pracy nadliczbowej

‍

Nie każdy pracownik może wykonywać pracę nadliczbową. Zakaz ten dotyczy między innymi pracownic w ciąży, młodocianych, a także osób opiekujących się dzieckiem do lat 4 (chyba że wyrażą zgodę). Również pracownicy narażeni na szkodliwe warunki nie mogą być zatrudniani w nadgodzinach ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy.

‍

Praca nadliczbowa – ograniczenia

‍

• Dziennie: maksymalnie 13 godzin pracy, z uwzględnieniem 11 godzin odpoczynku.
• Tygodniowo: średnio do 48 godzin, wliczając nadgodziny, w okresie rozliczeniowym (z wyjątkiem kadry zarządzającej).
• Rocznie: do 150 godzin nadliczbowych, chyba że ustalono inną liczbę w przepisach wewnętrznych lub umowie.

‍

Rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych

‍

Za pracę nadliczbową przysługuje wynagrodzenie i dodatek 50% lub 100%, w zależności od okoliczności (np. praca w nocy, święta). Alternatywnie można otrzymać czas wolny – równy na wniosek pracownika lub o 50% większy z inicjatywy pracodawcy.

Więcej szczegółowych informacji na temat rozliczania nadgodzin znajdziesz w naszym poprzednim artykule, w którym omawiamy tę kwestię krok po kroku: Rozliczanie nadgodzin - jak robić to prawidłowo?

‍

Wyjątki dla kadry kierowniczej

‍

Pracownicy zarządzający, w tym kierownicy komórek organizacyjnych, mogą wykonywać pracę poza standardowymi godzinami bez prawa do dodatków za nadgodziny, chyba że dotyczy to pracy w niedziele lub święta, za co przysługuje wynagrodzenie, jeśli nie otrzymali dnia wolnego w zamian.

‍

Nowoczesne Narzędzia do Ewidencji Czasu Pracy i Rozliczeń

Proplanum

‍

‍

Moduł rejestracji czasu pracy w systemie to narzędzie, które pozwala na dokładne monitorowanie czasu pracy zatrudnionych pracowników. Dzięki niemu możliwe jest precyzyjne rejestrowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także wychwytywanie ewentualnych opóźnień czy wcześniejszych wyjść. To rozwiązanie wspiera pracodawców w efektywniejszym zarządzaniu czasem pracy, co z kolei przyczynia się do minimalizacji nadgodzin oraz bardziej optymalnego wykorzystania zasobów ludzkich.

Dodatkowo system Proplanum umożliwia automatyczny eksport danych o godzinach pracy do oprogramowania kadrowo-płacowego, co znacznie ułatwia proces naliczania wynagrodzeń. Eliminacja błędów i zgodność z rzeczywistym czasem pracy zapewniają zgodność z przepisami, a także wpływają na zadowolenie i motywację pracowników.