Grafik pracy na maj 2025 — jak najlepiej go zaplanować?

Wymiar czasu pracy  - ile godzin pracy w maju?

Uwzględnienie wymiaru czasu pracy to nic innego jak liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu. Maj to miesiąc z 20 dniami roboczymi, co oznacza, że pracownicy będą mieli do dyspozycji 160 godzin pracy na pełnym etacie. W tym miesiącu mamy również 11 dni wolnych, w których wliczono 1 dzień wolnego za święto, przypadające w sobotę (3 maja).

Dokładny opis obliczeń:

Podstawowa norma w danym okresie rozliczeniowym - 40 godzin pracy tygodniowo;

Dni robocze - 20 dni (4 pełne tygodnie pracy);

40 godzin tygodniowo x 20 dni = 160 godzin pracy - to jest ogólna liczba godzin do przepracowania w tym okresie rozliczeniowym;

Uwaga! W tym miesiącu mamy dwa święta narodowe - 1 maja (Święto Pracy) i 3 maja (Święto Konstytucji) - z czego druga data wypada w sobotę, co oznacza, że należy go odjąć od wymiaru czasu pracy.

Zapotrzebowanie na pracowników

Weekend majowy i dodatkowe oferty pracy

Maj to miesiąc, który w kalendarzu wielu z nas zaznaczony jest jako czas odpoczynku i relaksu. Dwa święta państwowe, tworzące popularną majówkę, to okazja zarówno dla klientów, jak i pracowników, by na chwilę zwolnić tempo.

Jednak dla wielu branż, takich jak handel, gastronomia czy turystyka, to czas wzmożonego ruchu i wyzwań kadrowych. Z jednej strony, rośnie zapotrzebowanie na pracowników, by obsłużyć zwiększoną liczbę klientów, z drugiej – wielu pracowników chętnie wykorzystuje ten czas na urlopy, by w pełni cieszyć się wolnymi dniami. Dodatkowo, maj to tradycyjnie okres, w którym na rynku pojawia się wiele ofert pracy sezonowej dla studentów i uczniów, co oznacza konieczność przygotowania się do szkoleń i wdrożenia nowych pracowników do letniej roli.

Aby zagwarantować płynność działania i utrzymać wysoki standard obsługi klienta, unikając pracy w godzinach nadliczbowych, niezbędne jest wcześniejsze uwzględnienie tych czynników, elastyczne dostosowanie harmonogramów oraz staranne zaplanowanie zmian, co pozwoli uniknąć niedoborów kadrowych.

26.05 - Dzień Matki

Dzień Matki to kolejna, wyjątkowa okazja, która wymaga szczególnego przygotowania w wielu branżach. W tym dniu klienci często odwiedzają restauracje, kwiaciarnie, drogerie i inne miejsca, aby zakupić prezenty. Dlatego tak ważne jest, aby odpowiednio zaplanować grafik pracy na dni poprzedzające to święto.

Aby sprostać zwiększonemu zapotrzebowaniu, warto uwzględnić w grafiku pracy dodatkową liczbę osób na zmianie, aby uniknąć długich kolejek w sklepie i sprawnie obsłużyć wszystkich klientów.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę:

• czas obsługi klienta - pamiętaj, że w tym dniu niektórzy wyjątkowo będą potrzebować porady lub dodatkowych informacji i wskazówek o produktach, a to wydłuża czas obsługi pojedynczego klienta;
• dodatkowe zasoby - przygotuj się na zwiększony ruch na stoiskach popularnych prezentów w ten dzień, np. kosmetyków lub biżuterii;
• magazyn i paczki - część klientów wybierze zakupy stacjonarne, natomiast Ci bardziej zabiegani wybiorą zakupy online z możliwością odbioru przesyłki w sklepie;

Harmonogram pracy - planowanie obsady

Zarządzanie urlopami staje się jeszcze większym wyzwaniem, gdy z jednej strony potrzebujesz pełnej obsady, a z drugiej – pracownicy chcą wykorzystać wolne dni. Szczególnie, gdy cały proces jest długi i opiera się na ręcznym obiegu dokumentów, co dodatkowo komplikuje sytuację.

Branże, które przewidują wzmożony ruch, często decydują się na dwa rozwiązania: albo ustalają wcześniejsze terminy składania wniosków urlopowych, albo zatrudniają dodatkową kadrę. Pierwsze rozwiązanie niesie ze sobą ryzyko przemęczenia pracowników i spadku ich efektywności, a drugie – naraża firmę na wyższe koszty pracownicze, które i tak rosną z dnia na dzień. Do tego dochodzi konieczność przeszkolenia nowych osób, co pochłania cenny czas.

Dodatkowo pamiętaj, że zatrudniając pracowników na umowę o pracę musisz zorganizować dodatkowe szkolenia BHP, które przygotowują do akcji w celu ochrony życia i ochrony mienia.

Kluczem do sukcesu jest więc sprawna komunikacja z pracownikami i efektywne zarządzanie urlopami. Na szczęście, istnieją narzędzia, które mogą w tym pomóc. Coraz więcej firm decyduje się na nowoczesne, technologiczne rozwiązania, które usprawniają te procesy. O tym, jak one działają, opowiem w dalszej części artykułu.

Czy grafik musi być na cały miesiąc?

Nie, grafik pracy nie musi być sporządzony na cały miesiąc. Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek przedstawić pracownikowi harmonogram pracy na okres co najmniej jednego miesiąca, ale nie musi to być pełny okres rozliczeniowy. Ważne, by grafik był przekazany z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem.

Jaki jest przykładowy grafik pracy na trzy zmiany?

W okresach wzmożonego ruchu, by sprostać oczekiwaniom klientów i zapewnić płynność obsługi, wiele firm decyduje się na wprowadzenie grafiku pracy zmianowej (np. trójzmianowego). Jak to może wyglądać w praktyce?

Weźmy na przykład sklep odzieżowy, który jest otwarty od 08:00 do 22:00. Oto przykładowy rozkład zmian:

• I zmiana: 08:00 - 15:00;
• II zmiana: 11:00 - 19:00;
• III zmiana: 14:00 - 22:00;

Taki harmonogram pozwala na pokrycie całego dnia pracy sklepu, zapewniając ciągłość obsługi. Druga i trzecia zmiana, nakładające się częściowo na siebie, pozwalają na wzmocnienie obsady w godzinach szczytu, kiedy ruch klientów jest największy.

Pamiętaj, że na koniec okresu rozliczeniowego należy sprawdzić, czy pracownicy przepracowali wymaganą liczbę godzin.

Kiedy powinien być zrobiony grafik pracy?

Pamiętaj, że jako pracodawca masz obowiązek dać swoim pracownikom grafik pracy co najmniej tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy. To podstawa! Ale co, jeśli coś wyskoczy?

Nieobecność pracownika, nagła zmiana planów – takie rzeczy zawsze mogą się zdarzyć (nawet na chwilę przed rozpoczęciem pracy). Wtedy oczywiście możesz wprowadzić zmiany w grafiku z mniejszym wyprzedzeniem. Ważne, żebyś zawsze jasno i otwarcie komunikował się z zespołem. Dzięki temu unikniesz nieporozumień i konfliktów.

W celu ułatwienia sobie pracy coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie narzędzi, które automatycznie przekażą grafik pracownikom zaraz po jego publikacji i natychmiast poinformują o wszelkich zmianach. Takie rozwiązanie nie tylko zaoszczędzi Twój czas, ale także zapewni, że wszyscy pracownicy będą na bieżąco z aktualnym harmonogramem.

Jak planować odpoczynek pracownikom

Nawet w okresach szczytowego obciążenia, gdy harmonogram pracy jest napięty, a urlopy wydają się trudne do zrealizowania, należy pamiętać o fundamentalnym prawie pracowników do odpoczynku. To nie tylko kwestia dobrej woli, ale przede wszystkim obowiązek wynikający z przepisów Kodeksu pracy, który wpływa na zdrowie ludzkie.

Każdy pracownik, niezależnie od branży czy stanowiska, ma zagwarantowane minimalne standardy odpoczynku i dni wolnych od pracy, które chronią jego zdrowie i dobrostan.

Zgodnie z kodeksem pracy, pracownicy mają prawo do:

• odpoczynku dobowego: co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego;
• odpoczynku tygodniowego: co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, obejmującego co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego;
• dnia wolnego w tygodniu: co najmniej jeden dzień wolny w tygodniu;
• urlopu wypoczynkowego: pracownik zatrudniony na pełen etat ma prawo do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku (w zależności od stażu pracy);

Pamiętaj, że jako pracodawca masz obowiązek przestrzegać tych norm. Aby usprawnić proces planowania urlopów i uniknąć nieporozumień, warto wcześniej ustalić z pracownikami zasady składania wniosków urlopowych.

Możesz na przykład:

• określić terminy składania wniosków;
• wprowadzić system elektronicznych wniosków urlopowych;
• przedstawić pracownikom plan urlopowy na dany okres;

Dzięki temu każdy będzie wiedział, jak postępować, a proces zarządzania urlopami stanie się bardziej efektywny.

Narzędzia do tworzenia grafików pracy online - dlaczego warto?

Korzystanie z narzędzi do tworzenia grafików pracy online może znacznie ułatwić proces planowania pracy i poprawić komunikację w zespole. Narzędzia te oferują dostępność 24/7, automatyczne generowanie harmonogramów oraz kontrolę kosztów pracy.

Jaki program wybrać? - Nasze polecenia

Proplanum to narzędzie, które pozwala na bieżącą komunikację z zespołem oraz automatyzuje proces układania grafiku pracy, dostosowując je do przepisów Kodeksu Pracy.

Jego wykorzystanie może znacznie usprawnić organizację pracy w zespole. Jakie korzyści możemy zyskać po wprowadzeniu Proplanum do firmy?

• oszczędność czasu;
• zmniejszenie (często kosztownych) błędów ludzkich;
• poprawa i usprawnienie współpracy w zespole
• dostęp do weryfikowania i monitorowania pracy oraz firmy;

Proplanum jest dostępne w wersji mobilnej i przeglądarkowej, więc zawsze jest dostępny pod ręką, a Ty mając pewność, że Twoja firma i zespół działają sprawnie możesz skoncentrować się i skupić na innych, ważnych zadaniach i aspektach.