Prowadzenie ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Od 2017 roku każdy zleceniodawca musi rejestrować liczbę godzin wykonania zlecenia, aby zapewnić zleceniobiorcom minimalne wynagrodzenie zgodne z aktualnymi przepisami. Dzięki temu strony umowy mają pewność, że realizacja zlecenia odbywa się w sposób przejrzysty i zgodny z ustaleniami.
Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy
Ewidencjonowanie czasu pracy na umowie zlecenie jest koniecznością dla każdego przedsiębiorcy, który zatrudnia osoby świadczące usługi w oparciu o ten typ umowy. Dokumentacja, w której strony określają godziny pracy ma na celu potwierdzenie liczby przepracowanych godzin i zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi minimalnej stawki godzinowej.
Konsekwencje braku ewidencji czasu pracy na umowie zlecenie
Brak ewidencji czasu pracy na umowie zlecenie może prowadzić do poważnych konsekwencji dla zleceniodawcy.
.avif)
Przykłady konsekwencji braku ewidencji czasu pracy:
kontrola Państwowej Inspekcji Pracy:
zleceniodawca może zostać wezwany do przedstawienia dokumentacji potwierdzającej czas pracy: liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług;
brak dokumentów:
w przypadku braku odpowiedniej ewidencji, zleceniodawca może być uznany za naruszającego przepisy dotyczące minimalnej stawki godzinowej;
kara finansowa:
zleceniodawca może zostać obciążony grzywną w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł za brak odpowiedniej dokumentacji.
naruszenie przepisów:
nieprowadzenie ewidencji może być interpretowany jako nieprzestrzeganie prawa, co obniża wiarygodność zleceniodawcy;
problemy w rozliczeniach:
niedokumentowanie ewidencji utrudnia udowodnienie poprawności rozliczeń wobec pracowników i organów kontrolnych;
Minimalna stawka godzinowa i wynagrodzenie
Jednym z kluczowych elementów w umowie zlecenie jest zagwarantowanie minimalnego wynagrodzenia. Minimalna stawka godzinowa jest ustalana corocznie w drodze rozporządzenia przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Od lipca 2024 roku wynosi ona 28,10 zł brutto, a od stycznia 2025 roku wzrośnie do 30,50 zł brutto.
.avif)
Przedsiębiorcy muszą dostosować swoje rozliczenia do aktualnych stawek i prowadzić ewidencję czasu pracy, aby uniknąć problemów prawnych. W przypadku umowy zlecenia, liczba godzin wykonania zlecenia jest kluczowym elementem dokumentacji.
W jaki sposób ustala się minimalną stawkę godzinową?
Proces ustalania minimalnej stawki godzinowej opiera się na analizie ekonomicznej i społecznej, mającej na celu zapewnienie godziwego wynagrodzenia dla osób świadczących usługi na podstawie umowy zlecenie. Regularne aktualizacje stawki minimalnej mają na celu dostosowanie wynagrodzeń do zmieniających się warunków rynkowych i inflacji.
Rejestr godzin realizacji zlecenia
Rejestr godzin realizacji zlecenia to dokument, który szczegółowo potwierdza liczbę godzin wykonania zlecenia w określonym czasie z zachowaniem formy pisemnej czy elektronicznej. Powinien on być prowadzony w sposób przejrzysty i zgodny z przepisami. Warto, aby strony umowy – zleceniodawca i przyjmujący zlecenie – ustaliły wcześniej sposób potwierdzania przepracowanego czasu.
Każdy rejestr powinien zawierać:
- datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia pracy w danym dniu;
- liczbę godzin wykonania zlecenia;
- podpisy obu stron potwierdzające zgodność danych;
.avif)
Wskazówka
W intrenecie dostępne są gotowe wzory takich dokumentów w formatach pdf i xlsx. Szablony te są uniwersalne i gotowe do użycia zaraz po wydrukowaniu, co pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć błędów przy tworzeniu dokumentacji od podstaw.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy zleceniobiorcy?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy wymaga dokładności i przestrzegania zasad określonych w przepisach. Dokumentacja może być prowadzona w tradycyjnej formie pisemnej lub jako elektroniczna ewidencja czasu pracy, co jest coraz częściej wybieranym rozwiązaniem przez przedsiębiorców.
Warto określić tak zwane "dokumentowe ustalenia" z daną jednostką organizacyjną, czyli w jakiej formie pracownik ma prowadzić ewidencję jeszcze przed rozpoczęciem wykonania zlecenia.
Jak ewidencjonować czas pracy w zależności od liczby godzin wykonania zlecenia?
Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w systemie godzinowym, co oznacza, że każda godzina pracy musi być dokładnie zarejestrowana. Strony umowy mogą dowolnie ustalić sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin, przy czym zleceniobiorca potwierdza przyjmującemu zlecenie, w którym wynagrodzenie będzie zgodne z rzeczywiście przepracowanymi godzinami.
Jeśli jednak umowa zlecenie nie zawiera takiego zapisu, zleceniobiorca świadczący usługi przedkłada zleceniodawcy informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przed terminem wypłaty wynagrodzenia. Taka praktyka zapewnia przejrzystość i zgodność z przepisami, a także ułatwia rozliczenia między stronami.
Przechowywanie ewidencji czasu pracy
Dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin musi być przechowywana przez minimum 3 lata. Co istotne, wspomniane 3 lata liczone są od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. Jest to istotne zarówno w przypadku formy pisemnej, jak i dokumentacji prowadzonej w formacie cyfrowym. Zachowanie formy dokumentowej zapewnia bezpieczeństwo podczas ewentualnych kontroli oraz umożliwia szybkie potwierdzenie przestrzegania przepisów.
Brak odpowiednich dokumentów może prowadzić do problemów prawnych oraz utraty zaufania między stronami. Dla zleceniobiorcy oznacza to trudności w udowodnieniu liczby przepracowanych godzin i wysokości należnego wynagrodzenia. Z kolei dla zleceniodawcy może to skutkować karami finansowymi i niepotrzebnymi komplikacjami.
Jak wypełnić gotowy wzór?
Wypełnianie ewidencji godzin dla umowy zlecenie
Prawidłowe wypełnianie ewidencji godzin pracy na podstawie umowy zlecenie to kluczowy element dokumentacji, który pozwala na dokładne rozliczenie zleceniodawcy i zleceniobiorcy.
Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku, jak poprawnie wypełnić ewidencję godzin:
Dane dotyczące umowy i zleceniobiorcy
Na początku wprowadź podstawowe informacje, takie jak dane osobowe zleceniobiorcy (imię i nazwisko), numer umowy oraz datę jej zawarcia. Ułatwia to identyfikację dokumentu i przypisanie go do właściwej osoby.
Druga kolumna – liczba godzin wykonywania umowy zlecenia
W tej kolumnie wpisz rzeczywistą liczbę godzin wykonania zlecenia dla każdego dnia. Dane te są kluczowe dla naliczania wynagrodzenia oraz weryfikacji zgodności z ustaleniami zawartymi w umowie.
Trzecia kolumna – podpis zleceniobiorcy
Po zakończeniu danego dnia pracy, zleceniobiorca powinien złożyć podpis, który potwierdza prawidłowość zapisanych godzin. Jest to formalne potwierdzenie wykonania zlecenia.
Czwarta kolumna – uwagi
W tej sekcji można wpisać dodatkowe informacje, takie jak uwagi dotyczące nietypowych sytuacji (np. przerwy, zmiana godzin pracy, dodatkowe zadania). Umożliwia to pełniejszy zapis wydarzeń w danym dniu.
Piąta kolumna – podpis zleceniodawcy lub osoby upoważnionej
Podpis zleceniodawcy lub wyznaczonej osoby jest niezbędny, aby zatwierdzić zgodność zapisów z rzeczywistością. Jest to tym samym potwierdzeniem akceptacji przepracowanych godzin przez pracodawcę.
Podsumowanie ewidencji
Na końcu dokumentu znajduje się wiersz podsumowujący całą ewidencję. Wprowadź w nim całkowitą liczbę przepracowanych godzin w danym okresie oraz inne kluczowe dane, które mogą być wymagane do rozliczeń, np. wyliczoną wysokość wynagrodzenia.
Dzięki przestrzeganiu powyższych kroków ewidencja godzin pracy na umowie zlecenie będzie prowadzona rzetelnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, co ułatwi zarówno rozliczenia, jak i ewentualne kontrole.
Warto jednak pamiętać, że jeśli to pracownicy samodzielnie wypełniają ewidencję, istnieje ryzyko błędów lub nieprawidłowości, takich jak wpisywanie godzin, które nie odzwierciedlają rzeczywistego czasu pracy. Aby uniknąć takich sytuacji, zaleca się regularną weryfikację ewidencji przez zleceniodawcę lub wyznaczoną osobę nadzorującą.
Gotowe wzory do pobrania
Aby ułatwić prowadzenie ewidencji czasu pracy dla umów zleceń, na stronie Proplanum znajdziesz gotowy wzór takiego dokumentu, który możesz pobrać i dostosować do potrzeb swojej firmy.
Wzór ten dostępny w formatach pdf i xlsx , pozwala wybrać najwygodniejszą formę edycji – zarówno elektronicznej, jak i tradycyjnej, papierowej.
Dostosowując pobrany wzór do potrzeb, możesz go spersonalizować, uwzględniając specyfikę Twojej firmy oraz informacje, o których wcześniej była mowa. W rezultacie uzyskasz ewidencję godzin, która będzie zgodna z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz specyfiką Twojej działalności.
Rozdziały:
